当你真正勇敢地只做重要的不紧急的事务时,你的行动就开始真正地变得有力量。当你始终这样做时,就证明你有了聪明的价值观,有了正确的角色和目标,有了最好的行动计划,你将因此赢得个人的独立,成为自己真正的主人。
我们总是认为当前面临的事情很重要,有时往往顾不得更重要的事情。这件事紧急,那件事也紧急,这件事重要,那件事也重要。
于是,我们身不由己,就像旋转的陀螺,一旦发动起来,就只靠惯性运转。
每个人都面对着那么多要做的事情,不论职位高低,大家都觉得自己忙得喘不过气。没有时间休闲,更没有时间锻炼。
可以,为了使工作和生活更加平衡,更加有重心,我们必须意识到有些事情是可做也可不做的,换句话说,有些事情不做也是可以的。
是的,我们的确可以拒绝一些事情,然后把省下来的时间集中用于更加重要,更优先的事务。
然而,什么是更加重要,什么是最重要,最优先的事情呢?如何确定最重要、最优先的事情?这就是本章的话题。
你首先需要能够主宰自己,明确自己是个创造者——这就是习惯1,其次,你需要完成第一次创造,头脑中的智力创造,明确自己的愿景——这就是习惯2,然而,你需要完成第二次创造,即实际的创造——这就是习惯3.习惯3需要以习惯1和习惯2为基础,它解决的是每时每刻需要做什么,其实就是时间管理的问题。
只要我们活着,我们每个人都生活在时间中,我们所有要做的事情都和时间有关,都需要解决什么时候做,或者现在做什么。
当然,习惯三要考虑的不仅仅是时间因素,还包括价值观、角色、目标和优先顺序等因素。
时间是最高贵而有限的资源。
——彼德·杜拉克
一天动物园管理员发现袋鼠从笼子里跑出来了,于是开会讨论,一致认为是笼子的高度过低。所以他们决定将笼子的高度由原来的10米加高到20米。结果第二天他们发现袋鼠还是跑到外面来,所以他们又决定再将高度加高到30米。
没想到隔天居然又看到袋鼠全跑到外面,于是管理员们大为紧张,决定一不做二不休,将笼子的高度加高到100米。
一天长颈鹿和几只袋鼠们在闲聊,“你们看,这些人会不会再继续加高你们的笼子?”长颈鹿问。“很难说。”袋鼠说:“如果他们再继续忘记关门的话!”
事有“本末”、“轻重”、“缓急”,关门是本,加高笼子是末,舍本而逐末,当然就不得要领了。管理是什么?管理就是先分析事情的主要矛盾和次要矛盾,认清事情的“本末”、“轻重”、“缓急”,然后从重要的方面下手。
什么是重要的事?什么是当前最重要的事?
我们经常会问自己这样的问题,但不少时候,我们会被手头的事务迷惑,而忘记了问自己这个重要的问题。
什么是最重要的事,当然就是哪些最值得自己做的事,与自己的目标最相关的一事。
不同时候,我们会有不同的最重要的事。这就是“什么是当前最重要的事”这个问题的重要性。
当前最重要的事应该放在第一位,应该最优先,这不正是前面我们在习惯2学到的将长期目标分解为一个个具备优先顺序的步骤么?
习惯3就是帮助我们组织、管理自己的时间和事务,解决自己的实际问题的习惯。
回顾、分析我们管理时间的方式,不外乎时间矩阵中的四种。
不管我们自觉的,还是不自觉的,我们都将我们的事务分为了轻、重、缓、急四种。轻即不重要的事情,重即重要的事情,缓即不紧急的事情,急即紧急的事情。
第一类事务(重要、紧急的):
我们面临的各种危机。
迫切需要解决的问题。
还有那些截止日期即将到期的事务。
第二类事务(重要、不紧急的):
我们的一些防范性的事务。
个人的计划。
寻找新的机遇。
建立人际关系。
第三类事务(不重要、紧急的):
一些干扰性的电话和邮件。
一些与关系不大的报告和会议。
最近的紧急事务。
日常的应酬。
第四类事务(不重要、不紧急的):
一些无关痛痒的琐事。
繁忙的工作。
一些电话和邮件。
消磨时间性的活动。
回答以下问题,评估自己都将时间花费在了哪些类别的事务上。
很不同意1分,不同意2分,略不同意3分,略微同意4分,同意5分,很同意6分。
问题,四类事务的标准参见上面的分类:
1.我把很多时间都投入到了重要紧急的事务上了。
2.我把很多时间都投入到了重要不紧急的事务上了。
3.我把很多时间都投入到了不重要但很紧急的事务上了。
4.我把很多时间都投入到了不重要不紧急的事务上了。
很容易,我们会得出结论,大部分人都在围绕第一类事务忙个不停,总是在处理危机,总是围绕着紧急的事务打转。
我们观察把大部分时间花在第二类事务上的人们,他们的工作事务处理得很平衡,很有重心,他们的工作井井有条。他们总是按照最重要事务的优先次序来工作的。他们是真正的高效能人士。
一家位于美国西北部的建筑材料供应商詹姆斯先生,后来决定不再经手公司的例行性业务,而专门去管理分布在各个小镇及郊区的两百家分店经理。他认为这些人是公司最重要的资源,他们事实上是经营自己的地区性事业。所以,管理分店经理,是最重要的事情。总公司为分店提供强有力的后勤支援:统一采购、品质管制、赊销信用及应收款项的控制等,但是各分店的销售则靠经理全权负责。分店生意的好坏,完全取决于分店经理所受到激励的程度、自我驱策力、工作能力及工作热忱。于是这位公司创始人每个月抽出12到15天来访问这些分店经理,并视之为份内的工作。每一次访问,他都要花上半天的时间,和各分店经理讨论有关当地的业务和工作计划,并讨论他们的期望。这也许是该公司与其他建筑材料批发商的惟一不同之处。除此之外,每一家批发商的经营方式都大同小异。然而,正是由于这位创始人的独特作用,使得该公司比其他竞争者快3到4倍的速度迅速发展。
与其说高效能人士是在管理时间和事务,不如说,他们是在管理自己。他们的工作完全遵循高效能人士的八个习惯。
如果我们每个人都能够只关注、处理那些本质上真正重要的事务,并能够按照自己的优先次序来做事,那么,我们的工作业绩将会得到根本性的提升。