主管对于“信用交易”形态的销售行为,在控制上有几个重点,除了“征信部门”的客户信用调查、授予信用额度若干等,当信用核准后,商品运交客户,企业随之而来的管制重心是:
9.7.1货品签收单的保管
为确保凭证,收回销货之账款,商品运交客户即应收回货款;若采用“赊销交易”方式,必须将“有客户签之收送货单”,加以妥善保管。
在企业的货物签收单上经常可以看到签收者常常只有“姓氏”而已,而且是“鬼画符”式的乱涂。“货物签收单”应比照“现金”、“支票”处理,货物签收单上应盖章(签收公司的全名章),并有收货人的签名其上;而且个人签名应签“姓名”,而非单一“姓氏”而已。
9.7.2将应收账款记入“客户分类账”内
销售方法有现金交易与赊销交易。赊销的场合,只要是没有收到现金或票据,就该记入应收账款,并累记其应收账款余额。
销货予客户的“客户分类账”,是依照客户类别分类,分别逐笔记载应收账款内容、已收货款状况、已开票据情形、尚欠余额等。为了保证此账户的正确,转记入此账户的内容,必须是基于有权限的管理者或会计人员。
9.7.3了解应收账款的回收状况
对于“客户分类账”上的应收账款,确定是否有详实记载外,另一重点是确定该“应收账款”是否有依照原条件加以确实回收;控制此“应收账款”的回收状况,就是“账龄分析表”。
“账龄分析表”有必要每月及时编制,迅速提交高阶主管加以检讨。而检讨结果必须包括“滞留债权的快速回收对策”。
目前科技进步,企业可以考虑利用电脑处理应收账款,能够轻易地编制“应收账款账龄分析表”,业务单位除了平时要确保货款的准时回收,业务主管对辖区内经销商客户的付款延迟,要有所警觉,加强催收。
中小企业的经营者有必要定期检查主要客户应收账款分类账,由查阅客户分类账,进而调查有无异常交易;若为异常交易,再调查是否发生重大错误或违纪行为。因此,违纪行为很容易察觉。
9.7.4将应收账款金额与客户对账
为了确保账目正确,企业应定时将公司内部记载的客户分类账上的应收账款,每半年一次,与客户互相核对,若有差异,即表示账目处理失误,应立即调查原因,加以改进。
营业单位在金钱上最易疏忽的,就是业务员收取货款,却对公司谎报“账款未收”,而擅自将货款挪作他用。故核对账目工作程序,不应由业务员负责,应当在财务高级主管或经营者的监督下实施,运用邮寄方式,直接寄往客户的财务部门。