一、出访请示的概念和写作要点
出访请示是国家企事业单位或中外经营企业的中方人员办理因公出访任务审批的文书，是下级机关向管理者机关请求指示的公文。
出访请示的主要内容包括：
1、出访目的和任务；
2、前往国家与地区，以及途径国家或地区；
3、出访时间及在外停留时间；
4、出访人员名单，包括姓名、性别、年龄、工作单位、职务或职称；
5、外国或境外邀请单位名称；
6、费用来源；
出访请示的三个注意点：
1、理由要充分。出访请示是必须由有权审批的管理者机关批准的事项，出访理由必须充分，目的必须明确，体现出出访的必要性、重要性和迫切性。
2、坚持逐级请示。因公出访人员的审批权限有明确的规定，对必须逐级审批的出访应按隶属关系逐级进行，不能越级。
3、行文语气应谦恭。
二、接待计划的概念和写作要点
接待计划是外国或境外客人来访时，接待单位或部门按我国的外交政策、方针和管理者的指示精神对任务的要求、做法、步骤等预先制定的工作安排。
接待计划的几个环节：要完成接待工作任务，除了要熟悉接待工作的基本知识和具体业务外，还要求接待工作人员有高度的责任感和既严谨又灵活的工作作风，要了解各种不同外宾的特点，有针对性地制定具体接待方案，才能较好地完成外宾接待任务。
首先认真研究领会中央有关部门的接待方针和具体要求，根据对该外宾的接待方针，针对外宾的来访目的和具体要求制定出具体接待方案，其中包括迎送、宴请、陪同人员的礼宾安排，按外交部关于地方接待工作的礼宾规定及我省具体实施的规定，确定出面主人、迎送人数和名单、主持和参加宴会的人数和名单、陪同活动人员名单、宴请形式、时间和标准、出入境手续、新闻报道、住房和用车的具体要求及生活标准等。制定计划时要特别注意外宾的风俗习惯，如清真、忌讳等。
1、迎送
在国际交往中，对外国来访的客人，通常均视其身份和访问性质以及两国关系等因素，安排相应的迎送活动。
对应邀来访者，无论是官方人士、专业代表团或民间团体、知名人士，在他们抵离时，均应安排相应身份人员前往机场、车站、码头迎送。对长期在本国工作的外国人士和外交使节、专家等，在他们离任时，亦应安排相应人员送行。
必须准确掌握来访外宾乘坐飞机的航班、火车车次以及抵离时间，及早通知迎送人员有关单位。如有变化，应及时通知。迎送人员应在飞机、火车抵达前二十分钟到达机场、车站。送行则应提前半小时抵达。
如安排献花，需用鲜花，并注意保持花束整洁、鲜艳，忌用菊花、杜鹃花、黄色花朵。通常由儿童或女青年在参加迎送的主要管理者与客人握手后献花。
客人抵达后，从机场（车站）到宾馆，以及访问结束，由宾馆到机场，可安排主人陪同乘车，也可不陪同乘车，应事先拟定。
如主人陪车，应事先做细致的安排，我方陪同乘车人员要与客人身份相当，车辆多应编号，分别乘坐。上车时客人从右侧门上车，主人从左侧门上车，避免从客人座前穿过。遇客人先上车坐到了主任的位置上，则不必请客人挪动位置。交通工具根据实际条件进行安排。有什么车就安排什么车，代表团中除少数身份高的外宾可乘小轿车外，其他成员均可安排乘坐大中型轿车。
2、会见
会见就其内容来说，有礼节性的，政治性和事务性的，或兼而有之。礼节性的会见时间较短，话题较为广泛。政治性的会见一般涉及双边关系、国际局势等重要问题。事务性会见则有一般外交交涉、业务商谈等。
会见通常安排在会客厅、办公室或宾馆会议室。宾主各坐一边。客人到达时主人在门口迎候，可以在大楼正门迎候，也可以在会客厅门口迎接，引入会客厅。会议结束时，主人送至车前或门口握别，目送客人离去后再退回室内。
会见外宾时，除陪见人和必要的译员、记录员、记者和礼宾工作人员外，其他人员安排就绪后均应退出。会见时一般应备茶水，夏天加冷饮，礼节性的会见一般掌握在半小时左右即可。
会见的组织工作：
（1）提出会见要求。应将要求会见人的姓名、职务以及会见什么人、会见的目的告知会见的领导。接见方应及早回复，如因故不能接见应婉言解释。
（2）应将会见时间、地点、主方出席人名单、具体安排和注意事项告知我方人员（人数多应打印成文字）并通知对方。
（3）准确掌握会见时间，主人应提前到达。
（4）会见场所应安排足够的座位。
（5）如要合影应事先准备，主人和主宾居中，其余按礼宾次序排列。
（6）如送礼品，应在会见将结束时由接见人送，礼宾人员应事先准备好。如外宾人数多，接见人只送主宾，其余人由外办负责人或礼宾人员代送。宴会结束前送也可。
3、宴请
参加宴请的我方人数要从严掌握。宴请外宾只能由必要的有关人员参加，而不能为了照顾关系，把无关人员拉来参加宴会。
（1）宴请的形式
譹訛宴会：宴会有正式宴会、便宴之分。按举行的时间，有午宴、晚宴之分。出席规格以及菜肴的品种与质量等均有区别。一般说，晚上举行的宴会较为隆重，宾主均按身份排位就座，宴会一般不做正式讲话。
譺訛冷餐会：一般是招待人数较多时举行，规格有高有低。按主、客的身份和招待的菜肴而定。冷餐会一般在较大的场合举行，设餐台、酒台。食品通常较丰富，由客人自取餐具，自取食品。有的不设桌椅站立而食。有的设桌椅，自由入座就餐。酒水一般由服务员端送，也可自取。
譻訛酒会：这种招待会形式活泼，便于广泛接触交谈。招待品以酒为主，略备小吃，不设座椅，仅置小桌或茶几，以便客人随意走动。酒会举行的时间亦较灵活，下午、晚上均可，请柬上往往注明整个活动延续时间，客人可在其间任何时候到达和退席，来去自由不受约束。
近年国际上举行大型活动采用酒会形式渐趋普遍，庆祝各种节日，欢迎代表团访问，以及各种开幕、闭幕典礼，文艺、体育招待演出前后，往往举行酒会。
譼訛茶会：是一种更为简便的招待形式。举行的时间一般在下午。茶会通常设在客厅或宾馆会议室。设茶几、座椅。对茶叶、茶具要有所讲究。一般用陶瓷器皿。其组织安排与酒会相同。
譽訛工作进餐：按用餐时间分为工作早餐、工作午餐、工作晚餐，是现代国际交往中经常采用的一种非正式宴请形式，利用进餐时间，边吃边谈问题。在代表团访问中，往往因日程安排不开而采用这种形式。此类活动一般只请与工作有关的人员，不请配偶。
（2）宴请的方式
涉外宴请，讲究的是“吃环境”“吃文化”和“少而精”。
既要体现特色，又要反对铺张浪费。赴宴者人数较少时，宜采用分餐方式。赴宴者人数较多时，则宜采用自助方式。尽量不要采用混餐方式。
（3）宴请的时间
宴会的时间对主客方都要合适。注意不要选择对方有重要活动或禁忌的日子和时间。在国外举行宴请活动，一般均发请柬，这既是礼貌亦对客人起提醒、备忘作用。请柬尽可能提前发出，以便被邀请人及早安排。已经口头约妥的活动，仍应补送请柬。
（4）菜肴的安排
安排宴请的菜单时，最重要的地方是不要触犯客人的饮食禁忌，宗教禁忌、民族禁忌尤其不得冒犯。有可能的话，可以具有地方特色与民族特色的菜肴款待客人。
（5）席位的安排
正式宴会一般均排席位，邀请桌数多时，要在入席前通知到每一个出席者，使大家心中有数，现场还要有人引导。
