国际上的习惯，桌次高低以离主桌位置远近而言，右高左低。桌次较多时，要摆桌次牌。同一桌上，席位高低以离主人的座位远近而定。外国习惯，男女掺插安排。我国习惯按各人本身职务排列以便于谈话。如夫人出席通常把女方排在一起，即主宾坐男主人右上方，其夫人坐女主人右上方。两桌以上的宴会，其他各桌第一主人的位置可以与主桌主人位置同向，也可以面对主桌的位置为主位。
礼宾次序是排席位的主要依据。在排席位之前，要把经落实的主、客双方出席名单分别按礼宾次序开列出来。除了礼宾次序之外，在具体安排席位时，还需要考虑其他一些因素。多边的活动需要注意客人之间的政治关系。政治分歧大，两国关系紧张者，尽量避免排到一起。此外要照顾各种情况，例如身份大体相同，使用同一语言者，或属同一专业者，可以排在一起。译员一般安排在主宾的右侧。
以上是国际上安排席位的一些常规。遇特殊情况，可灵活处理。如果我们出席人员中有身份高于主人者，可以由身份高者坐主位，主人坐身份高者左侧，或作第二主人。主宾有夫人，而主人的夫人又不能出席，通常可以请其他身份相当的妇女作第二主人。如无适当身份的妇女出席，也可把主宾夫妇安排在主人的左右两侧。
宴会可以用圆桌也可以用长桌或方桌。一桌以上的宴会，桌子之间的距离要适当，各个座位之间也要距离相等。
冷餐会的菜台用长方桌，通常靠四周陈设，也可根据宴会厅情况，摆在中间。如坐下用餐，可摆四五人一桌的方桌或圆桌。
座位要略多于全体宾客人数，以便于客人自由就座。
酒会一般摆小圆桌或茶几，以便放花瓶、烟缸、干果、小吃等。也可在四周放些椅子，供妇女和年老体弱者就座。
主人一般在门口迎接客人，官方活动，除主人外，还有少数其他主要官员陪同主人排列成行迎客。客人握手后，由工作人员引进休息厅。如无休息厅则直接进入宴会厅。主宾到达后，由主人陪同进入休息厅与其他客人见面。如其他客人尚未到齐，由其他官员代表主人在门口迎接。
主人陪同主宾进入宴会厅。全体客人就座，宴会即始。主宾告辞，主人送到门口，主宾离去后，原迎宾人员按顺序排列，与其他客人握别。
宴会的组织工作：
（1）通知：通知参加宴会的人员，一种是口头通知，一种是发请帖，请柬和席卡均用中外两种文字。
参加宴会的我方人员，接通知后，一般提前二十分钟到达，如有特殊情况不能参加时，应提前通知主办单位。
（2）%宴请前会见：主人可在宴会前会见客人，会见后共同进入宴会厅。或不会见，主人在宴会厅前迎候，待客人到后一一握手进入宴会厅，礼宾人员引导主宾就座。
（3）%讲话：正式宴会的讲话，一般在上第一道菜后，也可一开始就讲话。
一般宴会不用讲话稿，致简短祝酒词即可。讲话后要与客人碰杯祝酒。
4、文艺晚会
邀请外国人观看文艺演出或体育表演，是开展对外活动的一种形式。这既是宣传我国文化、艺术、体育事业的成就，对客人来说，也是一种艺术享受和娱乐活动。
选定节目既要从活动的目的与可能性出发，亦要适当考虑客人的兴趣。主要应安排客人看具有地方特色易懂的节目，对节目的内容应有所了解，以免被动。观看节目的座位，一般根据客人的身份事先做出安排。
专场演出，可安排普通观众先入座，客人在开幕前由主人陪同入场。他们入场时，其他观众应有礼貌地起立鼓掌表示欢迎。
演出进行中观众不得退场，演出结束，全体起立向演员热烈鼓掌表示感谢。有时外宾上台献花篮、合影，都要事先做好准备。
5、参观游览
参观游览项目的选择，要考虑来访客人的几个因素：（1）访问的目的、性质，使参观项目的安排有一定的针对性。（2）客人的愿望和兴趣以及特点。（3）根据客人的身份、专业。一般政府官员、外交官等愿意参观与本国经济贸易发展有关的设施、工厂和引进项目；专业人员愿意看与本身专业对口的单位；妇女愿意观看幼儿园、托儿所和社会福利设施；对文化、古迹有兴趣的都想看看名胜、古迹。参观游览应事先做出计划，通知被参观的单位，待外宾到达后谈日程时共同商定，有的可与上站接待单位事先通气，征求外宾同意后安排。在安排参观项目时，尽可能地满足对方的要求，如果不能安排，可作适当解释。
项目确定之后先看什么，后看什么，中间是否休息，参观前有无介绍，参观后是否座谈，各参观点之间的距离远近，乘车还是徒步等都要事先安排好。重要外宾或重要代表团还应拟定参观线路和参观项目，事前去各参观点检查落实，精心安排，保证按计划进行。
参观游览时，陪同导游人员不可太多，更不要层层加码。参观生产建设单位，由单位负责人员在门前欢迎即可，现场生产人员在外宾到来参观时只要点头示意欢迎即可。不要离开生产单位围观、尾随。
给外宾介绍情况时要实事求是，内外有别。数字、材料要确切。如有需要保密的内容则不要介绍。参观单位负责人和接待人员应熟悉本单位的情况，对外宾可能提出的问题要有所准备。对不了解或不明白的问题可表示自己不清楚。如参观游览的人数较多可用扩音设备，以便外宾能听到。
外宾经常来访的参观点，应办成我对外宣传的重要基地。
三、外事报告、外事总结的概念和写作要点
外事报告是外事工作中，参与单位或个人向管理者机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的公文。在外事活动中，及时、准确地将所见所闻形成文字材料，将有助于管理者机关时刻掌握外事工作的动态，更好地开展对外交往活动。
外事总结是外事部门就其所从事的工作，分一定时限或单就某项工作做一番全面检查和回顾，系统地分析、总结得出规律性的结论或成功的经验和失败的教训，为今后工作做指导。这一类的书面文字材料通常称为外事总结。
外事报告常常涉及有别于本国国情的人和事，因而写报告时要遵循实事求是的原则，既不扩大事实，也不隐瞒差距和弊端，以达到他山之石可以攻玉或避免重蹈覆辙的目的；撰写外事报告时，还应将所见所闻提炼，找出有针对性、有说服力的事例，增加报告的说服力。
外事总结的写法包括标题、正文、结语和落款四个部分。
1、标题：写总结的事项、时限。
2、正文：写基本情况、经验体会、工作得失。
3、结语：写今后的设想、计划和打算。
4、落款：注明总结的单位和时间，上报的外事总结还应加盖公章。
四、外事、外贸函件的概念和写作要点
外事函件指参与外事工作的国家机关、企事业单位为相互商洽业务、询问和答复问题，请求管理者部门批准的公文。它具有在外事工作领域起指导、记载及凭证的作用。
外事函件与常用公文中的函件一样，写作时要言简意赅，措辞要质朴，并与本单位职权、身份相符；忌下笔离题万里，应开门见山，让人一读便得要领；要把握好写函分寸，严格区分公函与便函、公函与请示，不可混同使用。
在对外贸易中，洽谈交易的程序一般可归纳为询盘———发盘———还盘———接受———签订合同五个环节，合同签订以后就要履行合同。另外，外贸业务要得到发展，就必须在巩固发展现有业务关系的同时，不断建立新的贸易关系。
为适应开展对外进出口贸易业务，我国各个进出口公司都印有固定格式的书面合同，在同国外客户达成交易后，一般由我方填制书面合同，经双方核对无误并签字，各执正本一份，据以执行。
寄合同的函，一般要先说明制作合同的依据，即双方磋商中关键函电的内容。其次说明所寄合同编号及份数，提醒对方仔细审阅合同条款，如发现问题及时提出。最后要求对方签署后退回一份。
这类函一定要注明附件。
对方收到合同后审阅无误签署退寄时所写的函。这种内容的函要说明按对方要求已及时将合同签署并已退寄一份。其次催对方备货并保证及时开出信用证。结束时可对合作顺利表示谢意。
