如何才能准确地给事情“贴标签”呢？你可能会说，这好办，就按事情的紧急程度来判断吧。那些紧迫的任务，重要性就高；那些时间相对宽松的任务，重要性就低。可是，你有没有发现，有的时候，有些重要的事情偏偏不紧迫呢？例如，你参加了一次管理技能方面的培训，领导要求你在培训之后写一份报告；公司需要调整下个季度的运营模式，你需要为此提出合理的建议；或者公司的部门经理即将离任，你需要就接班人的人选提出建议……这些事情都是很重要的，但领导偏偏给了你一个宽松的时间--4周甚至更长。领导希望你能慎重思考，提交一份有价值的报告或者给出有用的建议。
写报告这个任务不是很紧急，大多数人会觉得时间还很多，今天不必做，直到领导规定的截止日期快到了，这才如临大敌一般地处理“突发事件”，结果不是草草地应付了事，就是迟交了报告。等到下次再遇到类似的任务，他们依旧会按照完成时间来判断它的重要性，习惯性地把它放到最后去做。长此下去，领导自然心生不满：为什么每一次的报告都做得如此不尽如人意？你的工作也太没效率了吧！
我相信，没有人愿意得到这样的评价。但是，除非我们能够彻底改变这种按“缓急程度”给事情“贴标签”的习惯，否则我们不但难以按时完成任务，还会经常让自己处于慌不择路的境地，甚至把原本重要但不紧急的事变成了重要又紧急的事。
我们不能单纯地按照“缓急”程度来给事情“贴标签”，而是应当依据事情的“重要”程度来判断。也就是说，确定处理事情的次序时，要看它对实现目标的贡献大小。但是，我们也不能全盘否定按事情的“缓急”程度办事的习惯，比较合理的做法就是把二者结合起来判断。
现在，我们已经明确了确定工作优先顺序的基本方法。接下来，我们应当从以下几点入手，建立起优先顺序，合理安排工作：
1.分清工作的主次
先把那些无关紧要的工作放一边，再排除那些缓一两天再做也不要紧的工作，然后把那些必须及时完成的工作，很好地进行分类。
2.把各项工作综合进行
办事要有先后顺序，并不等于同一时间只能做一件事，而是要综合进行几项工作，把不同性质的工作互相穿插，避免打疲劳战。比如，完成一个小案子需要几个小时，中间可以找人谈点别的事情，让大脑休息一下，这样效率就会有所提高。
3.同一目标的几项工作可以联合起来完成
有的时候，手上的两项或者几项工作看上去并不相关，却是为了同一个目标在进行，彼此之间有内在的联系，那样你完全可以把这些工作结合在一起，利用其彼此有关联的特点，一起研究，自然能节省不少时间。
4.每天定时处理一些杂事
在工作中，每天都会有一些杂乱琐碎但又不能不做的事情。为了不让这些事耽误你做主要工作的时间，不妨尝试着每天定时去处理，比如上班后半小时或者下班前半小时。
5.立即行动，不要浪费时间
这一点非常重要，如果你做不到，再多的原则都没有意义，再多的“标签”也无济于事。记住，没有任何工作会因为你的“视而不见”而自动消失。所以，你只能直面它们，并且立即行动，不要有任何的犹豫和等待。
日事日毕，与浪费时间的坏习惯说“拜拜”
“日事日毕”是我们非常熟悉的海尔集团的一个管理法则，也就是当天的事情当天完成，早上要列好今天的计划，下班前要检查完成的情况，让工作在自己手中按部就班地进行，而不是被工作牵着鼻子走。
日事日毕，你做到了吗？事实上，越是看似简单的事，实行起来就越有难度。正因为它太过“简单”，总是被我们忽略，所以日事日毕，最后就会变成“今日事未完，留着明天再做”。
其实，不只是一些职场新人做不到日事日毕，很多职场老手身上多少也存在着拖延的毛病。虽然工作计划列好了，但那只是纸面上的东西，要想把计划落到实处，高效率地完成，就需要我们严格要求自己，有超强的执行力。
正是由于时间观念不强，一些员工才逐渐养成了很多浪费时间的坏习惯：打开电脑不是核对当天的工作计划，而是不停地点击鼠标，浏览明星的八卦新闻；开始工作了，还要时不时回复QQ、MSN上的消息，顺便再打会儿小游戏；终于切入正题了，还得想昨天打印的文件放哪儿了，或者才写了一半的策划文案是在D盘还是在E盘放着。如此，时间就这样一分一秒地流逝了，而手里的工作也没什么进展，至于效率就更不用提了。
李东鸣是一所英语培训学校的“明星讲师”，他就非常注意抓紧自己的每分每秒。他每天早上5点起床，接下来的一个多小时做早操、吃早点、看报纸，7点钟左右开车上班。路上的时间，他会听听英语磁带，有时也听一些演讲录音。出门早，就避免了堵车的问题，7点半左右他就能到办公室，然后用两个小时的时间来看报纸并做相关摘记，同时准备一天上课所需的资料。
午饭之后，他会小睡30分钟，下午继续工作，直到下班。他还利用下班后的一个多小时时间看书，在7点左右回家，避开下班高峰期。晚饭后，他通常是看一会儿晚报，陪太太、小孩聊天，之后就回书房看书，一直到11点上床睡觉。这样的一天非常充实，时间被安排得满满的，没有丝毫浪费。
从一个普通的英语教师成长为“明星讲师”，李东鸣不止一次说，他的成功，就源于对时间的合理安排。他能用有限的时间，来完成更多的事情。
其实，1天8小时只是我们工作时间的长度，并非我们“有效”的工作时间。一项调查数据表明，员工有效工作时间一般只有工作时间的30%～40%，60%左右的工作时间都是“无效”的！比如，你打电话联系客户，准备核对一下发货的明细单。然后，你发现找不到客户的电话号码了，只好翻开通讯录狂找一通，好不容易找到一个电话，打过去才发现打错了电话……那么，你找电话号码、打错电话的时间都不能算作有效工作时间。
对那些习惯性地浪费时间的员工来说，他们一天的有效工作时间可能只有三四个小时。而对那些卓越的员工而言，时间是他们最宝贵的财富，他们会合理、高效地支配时间，完成他们的工作。
具有超强执行力的员工，做事必定坚持一个原则，那就是“日事日毕”，今天的事绝对不会拖到明天。因为，明天还有明天的事，倘若每天都不能把当天的事做完，那么日积月累必定会留下一大堆事情。如果真是这种情况，你要头痛的恐怕不仅是这些工作，还有要怎么向领导交代，而领导也会因此认定你工作能力不强。想要能够科学、合理地管理自己的时间，可以从以下几点做起：
1.提前5分钟到办公室
每天上班时，不妨比公司规定的时间早到5分钟，利用这短暂的时间，平复一下心情，让自己迅速进入工作状态。心情平静之后，先检查、确认当天的工作计划，特别是那些有关会议、拜访客户的事，要记住所约定的时间。然后，把各类工作按我们前边所说的办法“贴标签”。
2.集中精力，不要让工作以外的事占据时间
当你走进办公室，坐在自己的位子上时，你的全部心思就要放到工作上。那些与工作无关的事，无论是感情问题还是困扰你的生活难题，都要统统放在一边。工作时尽量不与同事闲聊，除非你们有问题需要交流。要让QQ、MSN等工具为你的工作服务，而不是单纯地用来打发时间。如果你做不到对那些无聊信息不闻不问，不妨在工作时间关闭这些即时通讯工具。要知道，专心致志是最能提高工作效率的方法了。
并且，在工作前你还要花几分钟时间把那些零碎的任务理出头绪、分清主次，免得正式工作时各个小任务互相冲突，让你手忙脚乱。
3.加快解决问题的速度
我们在工作中遇到了不明白的地方，习惯性地会到网络中去寻找答案。想要加快解决问题的速度，你就必须知道通过什么方式、到哪里去找答案。此外，你还可以参考各种书籍，尽可能地吸收并储备知识，这样可以增强你处理问题的能力，减少时间的浪费。在浏览资料时，你要注意培养速读能力，而不是逐字逐行地阅读。
4.把日常的工作职责形成文档
你的工作职责不能简单地记录在便笺纸或者本子上，而应当形成文档。在文档里，除了日常的工作安排，你还要标明各类文件都放在电脑的哪个盘里。这样，当你有事需要离开公司几天时，暂时接替你的人就能够通过相关的文件资料了解你的工作，而不必浪费时间在电脑上寻找一个小文件。
另外，当你已经把自己的任务和职责形成文档时，遇到合适的机会，你自然可以轻松地把这些工作交给别人，而不是花很多时间去进行工作交接。
5.下班前，要检查任务的完成情况
下班前，要对当天的任务进行检查，明确任务的完成情况。然后，把重要的文件整理好，并确认一下第二天的任务。
