我们提出的问题越长，就会干扰对方的信息传达。所以，句式比较长的提问是我们不提倡的。简短提问的目的在于更好地运用提问的艺术发掘问题，获取信息，同时使对方感到自己受到了重视。
三．积极反馈
一个完整的沟通过程是这样的：首先是信息的发生者通过“表达”发出信息，其次是信息的接收者通过“倾听”接收信息。
对于一个完整的、有效的沟通来说，仅仅这两个环节是不够的，还必须有反馈，即信息的接收者在接收信息的过程中或过程后，及时地回应对方，以便澄清“表达”和“倾听”过程中可能的误解和失真。
反馈有两种：一种是正面的反馈，另一种叫做建设性的反馈。
正面的反馈就是对对方做的好的事情予以表扬，希望好的行为再次出现。
建设性的反馈就是在对方做的不足的地方，给他提出改进的意见。
请注意，建设性反馈是一种建议，而不是批评，这是非常重要的。
在反馈中，在明确的表明态度，或赞同、或理解、或反对、或保留意见等。同时，还要注意针对事情进行反馈，要对事不对人；反馈的内容要具体而明确，尽量不要提到与目前沟通无关的事情。
四．清晰、简洁地发送信息
在信息发送过程中，信息包括三个方面内容：信息、思想和情感。
在沟通中，发送的不仅仅是信息，还有思想和情感。
因此，在发送信息的时候，要注意以下几个问题：
1．选择有效的信息发送方式（HOW）
有效的信息发送方式在沟通中十分重要，这就要求我们要针对沟通对象和目的的不同选择不同的发送方式。
信息发送方式很多，比如会议、电话、亲笔信件、电子邮件、面谈等。
如果是一般的说明情况的信息沟通，通过信件、电话、邮件就可以解决；如果是为了交流感情和增加信任，则应该在合适的时间、地点面谈为好。
2．何时发送信息（WHEN）
例如何时约见客户，何时发出致谢函，何时向老板汇报，何时与下属谈心，要讲究“天时、地利、人和”，这一点非常重要。
3．确定信息内容（WHAT）
信息的内容是沟通的实质，不存在没有任何内容的沟通。
因此，在沟通开始前，应该对信息的内容做些适当准备，哪些该说，说到什么程度，哪些不该说。
信息的内容应该清晰简洁，用词准确，避免模糊不清或容易引起误解的表述。
专业术语在基本确认对方能够理解的情况下方可使用。
同时，还应该注意的是信息的载体，比如语音、语调、肢体语言的不同运用，就会给对方形成不同的感受，进而影响沟通质量。
4．谁该接受信息（WHO）
信息的发送，要明确谁是你信息的接受对象。
在明确信息接受者的观念、情绪和需要的基础上，考虑如何才能获得接受者的注意，以便达到信息有效传达的目的。
5．何处发送信息（WHERE）
信息的传递要根据情况不同，选择不同的传递场合。
比如销售部经理要求财务部改善服务流程和服务态度的建议，就不宜在会议场合提出，而应在平时与财务部经理进行“私下”沟通，否则会被人误解为“发难”或“告状”。
与客户前期预热洽谈阶段，则不一定要在办公室这样的正式场合，在休闲的茶社、咖啡厅等地方则比较合适。
随手关上身后的门
曾为英国首相的劳合·乔治有一个习惯——随手关上身后的门。这个习惯对于我们提高工作效率是很有帮助的。
一天，有一个朋友来拜访劳合·乔治。
两个人在院子里一边散步，一边交谈。他们每经过一扇门，乔治总是随手把门关上。
朋友很是纳闷，不解地问乔治：“有必要把这些门都关上吗？”
乔治微笑着回答:“哦，当然有这个必要。我这一生都在关我身后的门，这是必须做的事。当你关门时，也就是把过去的一切留在了后面，不管是美好的成就，还是让人懊恼的失误，然后，你才可能重新开始。”
劳合·乔治的习惯是非常值得我们学习的。
把过去的一切关在身后，也就是卸下身心上的包袱，才会更好地重新开始新的生活。
可是，我们却看到，这个问题往往被我们所忽略。
太多的人总是习惯于让过去的事情，无论成功或喜悦，无论失败或烦恼，挤占在自己的脑海里，不忍抛弃，不懂放下，结果使身心负载过重，既浪费了时间和精力，又影响了事业的持续、快速和健康发展。
所以，你应该试着学会经常把身后的门关上，把过去的一切留在过去，不要沉溺于过去，而是抬头看远方，看未来。
一．把失误和烦恼关在身后
无论工作还是生活中，你可能都会出现一些失误，甚至由此导致失败。
如果你老是懊悔不已，耿耿于怀，你就会背上沉重的思想负担，甚至产生消极的情绪，这对于你的健康发展有百害而无一利。
可能一些不经意的事件就会使你产生烦恼。
在这个时候，如果你和烦恼较劲，总是问为什么倒霉的总是你，你的情绪就会愈发不稳定。
试想，如此怎么能保持平静的心态重新开始工作呢？
正如俗话所说：“为误了头一班火车而懊悔不已的人，肯定会错过下一班火车。”
所以，当你发生失误或产生烦恼的时候，你要立即关上身后的门，把它们统统关在身后。
把失误和烦恼关在身后，你就会成为一个快乐的人。
要知道，快乐有益于你的健康，能激发你的创意，使你尽善尽美地把事情做好。
如果你沉湎于懊悔和烦恼之中呢？
当然是快乐不起来的。
所以，所有在职场中打拼的人，都应该学会将过去的失误、错误统统忘记，一直向前看。
把握住每一天，尽力做好当天该做的事；明天将是新的一天，应当重新开始。
当代大提琴演奏家波罗·卡萨尔斯在他93岁生日那天曾说过：“我在每一天里重新诞生，每一天都是我新生命的开始。”
波罗·卡萨尔斯是伟大的，也是值得我们学习的。
二．把成就和喜悦关在身后
要把烦恼和失误都关在身后，这还很好理解。
可是，也要把成就和喜悦也关在身后吗？
是的。
当你取得了成就，会产生巨大的喜悦，并对自己充满信心。
可是，如果你过于沉浸在成功和喜悦之中，就会过分看重自己，就会自负、自满，进而影响你对未来工作的判断，并为未来埋下失败的种子。
你难道没有这方面的经验吗？
过度的喜悦和烦恼一样，会扰乱你的情绪，影响你工作的正常进展。
更可怕的是，当你在已取得的成功中流连忘返，自我陶醉的时候，你就休想再取得更大的成功了。
因为，成功很可能成为你进取的障碍。
所以，虽然成就和喜悦能给你产生一些积极的影响，你也千万不要留恋，而是应该勇敢地把它关在身后。
三．保持平和健康的心态
你要知道，只有你不再受过去一些因素的影响，你才会保持平和健康的心态，正确地把握将要发生的事，去取得新的成功。
只有做到宠辱皆忘，波澜不惊，你才会成为一个没有“包袱”、没有压力的人，以崭新的状态投入到新的工作和生活中去。
这样的话，会有利于你把事情做好。
一个不受过去干扰的人，就像画家手中的一张干净的纸，更能画出美妙的图画来。
因为是崭新的开始，就需要付出全部的努力，需要认真地对待，需要一丝不苟地去应对每一个环节和细节，这样往往更能把事情做好。
所以，我让你时刻注意关上身后的门，并不是把你过去的经验和教训统统丢弃，这些都是你人生的宝贵财富。你应该转变思维观念，把它们潜移默化地融化到自己的血液里，让它变成一种本能，成为一种习惯。
人生是一个不断放弃，又不断创造的过程。
那么，懂得适时地关上身后的门是一种智慧的人生态度。
只有时刻保持平和健康的心态，你才能在事业的道路上走的更远。
定时清理你的办公桌
你的工作绝大部分都是在办公室内度过的。
如果能把办公室布置成一个高效率的场所，使它极大地满足工作的高效化的需求，那么时间将会大大地被节省下来。
工作无序，没有条理，在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找，这无疑意味着你的精力和时间都被毫无价值地浪费了。
一．建立一个良好的工作秩序
诗人波普说：“天堂的第一法则是秩序。”
在商界和职场中，秩序同样应是第一法则。
对于一个人的工作来说，提高工作效率，利用好时间，提高办事能力是关键，但一个良好的工作秩序总是必不可少的。
著名效率专家查尔斯·菲尔德说过：“我欣赏有条理的工作方式。看看有条理的人的工作方式——向他询问某件事情时，他立刻会从文件箱中找出。当交给他一份备忘录或计划方案时，他会插入适当的卷宗内，或放入某一档案柜。”
人们经常会看到一些学生的书包、书桌，甚至一些管理者的公文包和办公桌上，堆满了有待处理的文件、书稿、喝剩下的半杯茶水、过期的报纸与杂志，等等。当你需要一份文件或寻找书稿时，是否还要把这些东西翻个底朝天呢?
试想，在这样杂乱的环境中工作或者学习，你的效率会提高吗?
建立—个良好的工作秩序，提高单位时间的利用效率，合理组织工作，这既是最容易的事，也是最困难的事。
二．办公桌面是否整洁，标志着你的工作是否条理化
办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方面。
为什么这么说呢？
因为，从某种程度上说，杂乱无章的工作方式是一种恶习。
你要知道，在多数情况下，东西杂乱无章，就会给你工作带来越大的麻烦。
当你不能记起堆积物下层放的是什么东西时，或者你要为一个项目找到所有相关资料时，你就不得不在资料堆里埋头苦找。
这样的话，你的时间就浪费在了查找丢失的东西上了。
这可不是一件好事情。
你还要知道，随意放置的凌乱东西会随时分散你的注意力。
所以，如果你的办公桌上经常是物品和文件堆积如山，那么，你就需要花时间来整理一下了。在这件事情上，花上半个或一个小时都是值得的。
一位著名的企业家说过：“那些桌上总是堆满文件的人会发现，把桌上的杂物清理干净，只保留与目前工作有关的物品会更有利于开展工作，也不易出错，它还更会成为迈向高效率工作的关键。”
确实是这样的。
如果你的办公桌上乱七八糟地堆满了各种信件、报告和备忘录，这会严重影响你的情绪和工作质量。但是，如果能坚持做到每天清理桌面使其整洁，有条理，就能避免这一切的发生。
著名的精神病医师威廉·萨德莱提到过一个病人，让我们看看医师是怎么样帮助患者避免精神崩溃的。
这位患者是一家公司的主管。
第一次去见萨德莱的时候，他整个人充满了紧张、焦虑的情绪，显得烦躁不安。
这位病人向医师诉说病情的时候，医院打来了电话。
萨德莱医师丝毫没有拖延，马上做出了处理。
挂上电话不久，电话铃又响了，又是一件急事，颇费了医师一番口舌来解释。
接着，有位同事进来询问有关一位重病患者的事情。
等处理完后，他向这位病人表示歉意时，这位病人却精神愉快，脸上洋溢着一种十分理解似的轻松表情。
“不用道歉，医师，”这位病人说道，“在这十分钟里，我终于清楚自己哪里出毛病了。我得回去改变一下工作习惯……但是，在我临走之前，能不能让我参观一下你的办公桌？”
萨德莱医生拉开自己桌子的抽屉，这位病人看到里面除一些办公用具外，没有任何东西。
“告诉我，你要处理的东西都放在什么地方？”病人问。
“全部处理了。”萨德莱回答。
“那么，有待回复的信件呢？”
“都回复过了。”萨德莱告诉他，“不积压信件是我的习惯。我一收到信，便交代秘书及时处理。”
六个星期之后，这位公司主管邀请萨德莱医师到他的办公室参观。
令萨德莱吃惊的是，他的情况大大有改观。
“六个星期之前，我有两间办公室，三张办公桌，”这位主管说道，“有待处理的东西到处都堆满了。跟你谈过之后，我一回来就清理了整整一货车的报告和旧文件。现在，我只留下一张办公桌，文件一来便及时处理，不会再有堆积如山的待办事件让我感到紧张烦忧了。最奇怪的是，我的紧张、焦虑和郁闷已不治自愈了，我不再觉得身体有什么不舒服啦！”
在每天下班前，你也可以抽出几分钟时间把办公桌收拾干净，并且每天都按照上述标准进行清理，这样你就可以结束今天的工作，迎来一个好的明天了。长此下去养成习惯，你的办公桌一定会保持整洁，而这对于你的工作是有百利而无—害的。
三．保持桌面整洁的建议
任何坐在办公桌前的人最需要的是，想出某种办法来及时提醒自己一天中要办的事项。把最优先安排的待办事件留在你的桌子上，目的是提醒你不要忽视它们。
不要把—些小东西——全家福照片、纪念品、镇纸、钟表、温度计以及其他东西，过多地放在办公桌上。这样它们就不会占据你有限的空间和分散你的注意力厂。
除此之外，还有哪些保持桌面整洁的好建议呢？请听我慢慢道来。
你首先要问自己两个问题：每天、每周、每月、每年都用到些什么东西? 什么东西从来不用?
这些问题的答案能帮助你知道各种需要的东西如何摆放。
一般来说，每天要用的文件应该放在最近的地方，伸手可及，例如抽屉里。
每月或每年要用的文件则不应该放在办公桌上，而放在档案柜或储存箱中。
办公桌的档案夹中不能放些从来不看、没有保存价值的信件，如果实在用不着，就把它处理掉。
当你把文件放入档案中时，会碰到一些无法决定放在哪一个档案中的文件。那么建立一个“建档中”档案，贮存这些文件，以便于你能迅速地将文件找出来。
如果你手头所需的文件较多，看完之后又放回档案中，不利于工作的话，也不要将所有的文件堆积在桌面上，而是可以把它们放在最靠近你的地方，例如抽屉里，并将这些文件归入“待办”档案夹中，以表明现在正要用的文件，用完后，就可以放入档案中。
一段时间过后，你的档案夹里可能会塞满了东西，那么就花一两个小时整理一下，这样会大大地提高你下一段时间的工作效率。
在整理中将原来认为重要而现在已无用处的东西丢掉，你会有一种解脱的感觉。而且看到整理过后的档案、册目异常清楚，也一定会让你对办公室产生一种新的感觉。
勇敢实践，坚持到底
美国著名人物克里蒙特·斯通曾告诉过我们一个成功的诀窍：每当你失败时，再去尝试，原谅自己的过失，用积极的人生观激励自己不断进步!
同时，当谈到不断尝试对成功的重要作用时，克里蒙特·斯通曾对其子女感叹地说：“我看到许多在年轻时极有才华的人，一生却一直都是默默无闻，而他们毫无建树的最大原因是他们在年轻时，不敢大胆尝试，以至于所有的才华都被埋没了。倘若这些人在年轻时，有人引导他们去尝试一些他们应该做的，却又不敢做的事，那么这些人的才华便能得以发挥，他们的生活将会变得更美好。所以，我希望你们在人生之路上无论遇到什么样的难题，都不要放弃继续尝试的机会!”
实际上，要想实现成功的目标，我们必须每天都有一个清晰的开端。
每天早晨不要对自己说：“我可能会在考验中失败，在工作中受挫。”
千万不要这样想!
