(第一节）采购人员的工作职责与素质要求。
一、采购员的工作内容。
1．搜集信息。
搜集有关供应商的资料与价格记录；
充分了解请购材料的品名、规格；
调查市场行情；
对采购材料进行ABC分类；
搜集有关替代品的资料；
搜集有关品质及其他方面的资料；
核定采购资金预算。
2．询价。
选择询价对象；
询问价格；
整理报价资料；
选择议价对象。
3．比价、议价。
经成本分析后，拟定底价，设定议价目标；
决定采购条件，向供应商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等；
了解其他供应商价格是否较低；
考虑价格上涨下跌因素；
估算运费、保险费及关税；
核对付款条件；
比较交货期限。
4．评估。
同规格产品应找几家供应商询价、比价、议价；
供应商是否为信誉良好的生产厂家；
供应商是否有必要办理售后服务；
供应商的供应能力是否能按期交货和品质是否有保障；
是否需要开发其他供应商或外购。
5．索样。
索取样品；
整理检验结果并进行比较。
6．决定。
选择适当的供应商；
签订采购合约。
7．请购。
按物料计划计算请购物料数量与交货期；
请购单上应详细注明与供应商议定的买价条件；
分批交货者应在请购单上注明分批交货时间表。
8．订购。
订购单函寄或传真至供应商；
与供应商确定价格、品质要求、交货期等。
9．协调与沟通。
对能否达到交货期限要求，供应商应及时回复；
对不能达到供货要求者及时联络协调，以确定一个合适的交货期，
10．催交。
无法于约定日期交货时应联络请购部门(物料控制部)并进行交易异常控制；
对未交货者应加紧催促交货；
督促收料单；
控制长期合同的交货。
11．进货验收。
进货的品质验收；
进货的数量验收。
12．整理付款。
核对各种手续是否完备；
发票抬头与内容是否相符；
发票金额与请购单价是否相同；
是否有预付款或暂借款；
是否需要扣款。
二、采购人员的工作职责与素质要求。
1．采购主管的工作职责和素质要求。
采购主管的岗位职责。
①寻找、收集整理新材料和新货品的供应商，并做好新供应商的开发工作；
②评估并认证供应商的品质体系，供应商的生产能力、设备状况、货品的交货期、生产技术和货物的品质是评估的主要内容，通过评估和认证以确保供应商的质量；
③开展与供应商的比价、议价谈判工作，对企业现有供应商提供货品的价格、品质、交货期和生产能力进行审核，以确保供应商稳定的供货能力；
④及时掌握货品市场的价格行情变化及品质情况，在确保货品品质的前提下，降低成本；
⑤编制采购计划，控制所需货品的数量、品质和交货期；
⑥协调供应商及与其他部门的沟通；
⑦组织本部门员工的采购培训。
采购主管的素质要求。
①相关专业大专以上学历；
②两年以上工作经验；
③会电脑操作；
④熟悉供应商评估、考核，懂IS09000运作。
2．采购主管助理的工作职责与素质要求。
采购主管助理的岗位职责。
①协助主管收集货品的采购渠道；
②制订货品的采购计划；
③调查分析货品的市场行情，并提出统计分析报告；
④对供应商评估的数据进行统计与分析；
⑤培训采购人员；
⑥编写采购文件。
采购主管助理素质要求。
①大专以上学历，年龄21-30岁，英语良好；
②一年以上采购工作经验；
③能熟练操作电脑；
④懂IS09000运作，了解采购培训要求，会编写有关采购文件。
3．采购工程师的工作职责与素质要求。
采购工程师的岗位职责。
①主要原材料的估价；
②供应商材料样板的初步确定；
③材料样品的初步制作；
④寻找替代材料；
⑤拟定采购部门有关货品的品质和技术文件；
⑥就采购货品相关的技术与品质问题，与技术和品质部门及货品的供应商进行沟通和协调。
采购工程师的素质要求。
①相关货品专业本科以上学历，年龄25-45岁，英语良好；
②两年以上相关工作经验；
③熟练运用相关的计算机软件；
④熟悉相关货品的性能，能对相关货品进行分析和评价。
4．采购员的工作职责与素质要求。
采购员的岗位职责。
①了解采购部门的职责权限；
②审查请购单的内容，包括是否有采购的必要以及请购单的规格与数量等是否恰当；
③与技术、品质管制等部门人员共同参与合格供应商的甄选；
④执行包括询价、比价、议价及订购等采购功能；
⑤交货的监督与协调；
⑥物料的退货与索赔；
⑦物料来源的开发与价格调查；
⑧采购计划与预算的编制；
⑨国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理；
⑩供应商的管理；
采购员的素质要求。
①大专以上学历，年龄20-30岁，英语良好；
②一年以上采购于作经验；
③能熟练操作电脑；
④懂IS09000运作及相关采购程序；
⑤对相关采购品的市场行情有一定了解。
(第二节）采购的需求与调查。
一、采购需求。
1．采购需求分析。
采购需求分析的目的就是要弄清楚需要采购什么、采购多少的问题。采购管理人员应当分析需求的变化规律，根据需求变化规律，主动地满足用户需要。即不需用户自己申报，采购管理部门就能知道用户什么时候需要什么品种、需要多少，因而可以主动地制订采购计划。
作为采购工作第一步的需求分析是制订订货计划的基础和前提，只要企业知道所需的物资数量，就可能适时适量地进行物资供应。
对于在单次，单一品种需求的情况下需求分析是很简单的，需要什么、需要多少、什么时候需要的问题，非常明确，不需要进行复杂的需求分析，也就清楚了。我们通常说的采购活动，有很多是属于这样的情况。例如，在个人采购活动中，到食堂去买饭、到超级商场去买牙刷，我们需要什么、需要多少、什么时候需要的问题非常明确，不需要进行需求分析。在企业采购中，我们的采购员通常都是接到一个已经做好了的采购单，那上面都写好了要采购什么，采购多少，什么时候采购，采购员只要拿着单子去办就行了，根本就不需要进行什么需求分析。长期以来，我们的采购员已经对于这样的情况习以为常。但是他们没有想一想，那张已经做好了的采购单，是怎么来的？那张采购单实际上是别人进行需求分析后替他们做出来的。
在较复杂的多品种、多批次采购情况下，毫无例外地都要进行需求分析。例如，一个汽车制造企业，有上万个零部件，有很多的车间、很多的工序，每个车间、每个工序生产这些零部件，都需要原材料、工具、设备、用品，在各个不同时间需要不同的物料，我们不可能一个一个地去单独采购，必须综合起来进行联合采购。哪些品种先采购、哪些品种后采购、采购多少等问题，需要我们自己去研究，找出需求的规律，然后根据需求规律去主动地进行采购，确定什么时候去采购什么、采购多少。
需求分析，涉及全厂各个部门、各道工序、各种材料、设备和工具以及办公用品等各种物资。其中最重要的是生产所需的原材料，因为它的需求量最大，而且持续性、时间性很强，最直接影响生产的正常进行。
需求分析，当然要依靠企业各个部门，但是，最好由采购管理部门至少做一次彻底地需求分析。因为光靠底下部门的报表，不免相互之间有遗漏，而且不一定符合采购部门要求。
需求分析，要具备全面知识。首先要有生产技术方面的知识，包括生产产品和加工工艺的知识，会看图纸，会根据生产计划以及生产加工图纸推算出物料需求量。然后还要有数理、统计方面的知识，会进行物料性质、质量的分析，会进行大量的统计分析。还要有管理方面的知识。所以，需求分析是一项非常重要且比较复杂的工作，是搞采购工作必须具备的基本条件。只有做好了需求分析工作，才能保证采购管理能够主动科学地进行。
2．采购需求分析的方法。
ABC分析法。
①什么是ABC分析法对于单一品种的采购，不存在重点选择的问题，因此不需要ABC分析。但是对于多品种采购，由于需要进行重点管理，所以就存在一个ABC分析的问题。而一般的企业采购，基本上都是多品种采购，因此一般都要应用ABC分析法。
例如一个生产企业，有主产品，有辅助产品，都需要各种各样的原材料和零配件，加工过程需要能源、机器、设备、工具等。一个企业除了生产所需要的物资外，还有办公用品、生活用品等。因此需要采购的物资品种是很多的，而这些物资的重要程度都是不一样的。有的物资特别重要，一点都不能缺货，一旦缺货将造成不可估量的损失；有些物资则相对不那么重要，一旦缺货，也不会造成多大的损失。
另一方面，采购管理的人力、物力、财务是有限的，面对成千上万种物资，不可能个个都照顾得那么周到，只能对一部分物资品种作精心管理。
再从企业的效益上看，有些品种的效益高，有些品种的效益低。我们对那些效益高的品种作精心管理，则可以带来很显著的效益，而对那些效益低的品种作精心管理，不会带来什么效益。而且对有些品种事实上没有必要作精心管理，它们随进可以采购到，而且成本也不高，对企业的生产的重要性也不是那么重要。
流通企业同生产企业一样也有这样的情况。例如一个机电公司，下属各个机电分公司、各个机电门市部每天要销售各种各样的机电产品，机电公司采购部的任务是要保证各个机电门市部的各种各样机电产品的销售供应，就要面对成千上万机电商品的品种规格；一个百货公司，各个柜台每天都销售各种各样的生活用品，从服装、五金、家电、日杂到饮料、蔬菜、食品，百货公司采购部要保证公司各个零售柜台各种各样生活用品的零售供应，也是要面对成千上万的生活用品品种；一个仓储公司，仓库卫存放着千千万万的品种物资，每天都要出库供应千家万户，仓储公司的采购管理部门为了保证仓库存放的各种各样物资的出库流转，也需要面对成千上万的入库物资品种。所有这些企业，面对成千上万的物资品种，一方面限于人力、物力、财力，不可能全部精心管起来；另一方面从效益看，也没有必要全都管起来，只能分门别类地有针对性地精心管理。
面对这样的情况，我们采购管理最有效的方法，就是采购ABC分析法，将所面对的成千上万的物资品种进行ABC分类，并且按类别实行重点管理，使企业获得最大的效益。
ABC分析法是管理学中一个很重要、用得又很普通的一种管理方法，是一种重点管理方法。它用在对众多的事物进行管理时，可以有选择地进行重点管理，使有限资源的管理效益达最大，因此又叫做重点管理法。它可以广泛地用于物资管理、人员管理、事务管理、生产管理、成本管理、价值分析、可行性研究等方面。在采购管理当中可以用来选择重点管理的物资品种。
②ABC分析法原理我们以库存管理中的问题来解析一下ABC分析法的原理。
在库存管理中，一个仓库里存放的物资品种成千上万。但是，这些品种中，只有少数品种价值高、销售速度快、销售量大、利润高，构成仓库利润的主要部分；而大多数品种价值低、销售速度慢、利润低，只能构成仓库利润极小部分。于是，仓库管理人员通常将利润高的那一部分物资品种划作A类，实行重点管理；而将利润低的大部分品种划为C类，实行一般管理；剩余的一部分为B类，根据情况可以实行重点管理，也可以实行一般管理。
各类品种所占的比率都是主观确定的，一般分别取10％、20％和70％，但是这个数字也没有一个绝对的标准，多一点、少一点都是可以的，只要符合“多数”、“少数”的概念就可以了。
这里所谓重点管理的A类，应对其库存量严密监视，保证供应，不使其缺货。一般采用定期订货法订货，并且加强维护保管，不损坏，保证产品质量。对这些物资的保管和管理，要下大力气，不惜花费人力、物力和财力。由于这类物资品种比较少，所以即使人力、物力、财力有限，精心管理这些少数品种也是完全有可能的。因为少数品种的效益占效益的绝大部分，所以精心管理好它们，就保证了绝大部分效益，在效益上看也是合算的。
这里所谓一般管理的C类，是指对品种库存数量实行一般监控，在数量上不要求那么严格，在订货上一般采取定量订货法，联合订购，以节省费用。在保管上也是基本的一般的保管措施。由于这一类品种多、价钱低、销量少，效益不那么高，所以我们采取一般管理既是必要的，也是可能的。
对于除A类、C类以外，剩下的一类--B类，我们根据情况可以实行重点管理，也可以实行一般管理。这一类品种数量不是太多，效益也不是太好，都处于中间，所以我们可以根据自己的能力确定对该类品种管理的程度。如果人力、物力、财务够，就重点管理，不够就一般管理。
在采购管理中，当面临众多采购物资、且人力、物力、财力有限，需保证重点物资采购时，可以用ABC分析法确定重点管理的采购物资对象。
这个时候，ABC分析方法基本一样，但ABC分类的依据可能不一样。采购管理中，ABC分类的依据要根据它对于客户需求的重要性来确定。确定重要性的主要依据是：用户企业生产所需的主要物资，或者是关键物资；用户企业需求量最大的物资；是贵重物资，虽然需求量不大，但是很贵重。
确定了重要性判别标准以后，我们就可以按照一定的步骤进行ABC分类。
③ABC分类步骤。
首先为确定ABC分类，先要进行统计分析，要选定一个合适的统计期。选定统计期的基本原则是：比较靠近计划期限；或是运行比较正常(处于正常情况)。统计期通常情况取过去一个月或几个月。
然后根据生产进度统计出所有各种物资在该统计期中的销售量、销售额，并对每种物资制作一张ABC分析卡，填上品名、数量、金额。
其实将ABC分析卡按销售额由大到小的顺序排队，并按此顺序号将各物资填上物料编号。
最后把所有ABC分析卡依次填写到ABC分析表中，并进行累计统计。从第一号品种(即单件销售额最高端)开始，首先把前面品种累计为10％左右、销售额累计为70％左右的划分为A类；接着依次累汁，把品种累计为20％左右、销售额累计为20％左右的划分为B类；最后把剩下的品种累计为70％左右、销售额累计为10％左右的划分为C类，这样就得到ABC分析表。
二、采购调查。
采购调查是为更好地制订采购决策而进行的系统的数据收集、分类和分析。在采购调查中主要包括以下调查项目：所购材料、产品及服务、(价值分析)；商品市场和商品；所需物资的供应商；采购系统。
作为制订决策的一个必不可少的部分，市场调查通常容易被所有大中型企业所接受，并且使那些系统地进行市场调查的公司获益匪浅。过去有许多企业都忽略了采购调查，实践证明，企业能有组织地进行采购调查，会极大地改进采购决策。
