机关公文的种类很多，不同的机关公文有不同的适用范围，也有不同的写作要求，领导者只有掌握了这些知识，才能更好地处理有关工作事务。该以"决定"发文的公文，不能以"通知"形式出现，因为决定与通知相比，更具强制性、严肃性。
根据公文的性质做出适当的处理，是对领导者的基本要求。
一、"决定"的写作与种类
决定是党政军机关、社会团体、企事业单位对重大事项或重大行政公务做出安排而制订的一种指挥性公文，属于下行文种。上至党和国家的重大决策和战略部署，下至基层单位的奖惩事宜均可使用。
１．"决定"的结构决定的写作分为首部和正文两部分。
（１）首部首部包括标题和成文时间两部分。
标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由以及文种构成，另一种是由事由和文种构成。成文时间全指发布决定的时间。在标题正上方注明成文的年、月、日，或者在标题下方用括号注明某年某月某日或某年某月某日某会议通过字样。
（２）正文正文的写作一般由三部分组成。一是开头部分，简要交代决定的缘由、目的、根据；二是主体部分，主要写决定的内容，落实决定的要求和措施，要求具体明白、层次清楚，便于有关单位执行；三是结尾部分，用于提出希望、要求或执行说明。
有的决定需要带附件。有附件的决定，应当于正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称或依据，并将附件附在主件之后。
２．"决定"的种类
（１）处置性决定
处置性决定就是处理、布置并告知具体内容的决定。它属于决定的一种，内容多为表彰先进、人事安排、机构设置等处理问题的措施。如"中共××市委关于表彰先进基层党组织和优秀共产党员的决定"等。
处置性决定一般由两部分构成。一是标题及时间标示。处置性决定的标题，应写明发文机关名称、事由及文种类别，发文机关可以是行政机关，也可以是某次会议做出的决定，如属后者，也应明确写出。标题下的时间标示，可能是成文的时间，也可能是会议通过的日期，都要认真标明。二是正文。处置性决定的正文通常并不很长，开头用简短语句说明原因或根据，下面再写决定事项，如表彰先进或处理问题的决定，一般还要加上一些号召语。机构、人事安排的决定用语要简练，表彰内容的决定要写清单位、人员名称、先进事迹、表彰形式，应避免空洞笼统，但也无需写清具体的理由。
处置性决定，如无特殊必要，多不写受文单位，不落款，发文单位见于标题之中，时间见于标题下的标示。
（２）公布性决定
公布性决定是一种在会议上直接公布某个议案的具体内容时使用的公文，用途比较单一，有时也用于公布会议批准的某项法规条约等。如"××省人民政府关于修改《××省计划生育管理行政处理若干规定》的决定（×年×月×日省政府第×次会议通过）"等。
公布性决定由两部分构成。一是标题及题下标文。标题与其他公文略有不同，它的发文机关是某次会议，所以标题应写清会议全称、事由和文种类别（决定）。题下标示是会议全称及通过日期。二是正文。公布性决定是公布某次会议的议案，通常仅需把议案的主要内容或批准的法规、条约的名称写明就行了。正文很简短，用语精要。
公布性决定的发文机关包含在标题之中，日期即会议通过日期，不需另外写出。
（３）部署性决定
部署性决定是党和国家行政机关为部署所属全局工作，或采取某种重大举措而使用的一种公文，用它来对重大行动做出安排。部署性决定有时也由会议直接发出，或经某次会议讨论后发出。如《中共中央关于加强人口与计划生育工作的决定》等。
部署性决定由两个部分构成。一是标题和时间标示。标题由发文机关名称、事由和文种类别组成。事由的用语要高度概括和准确，防止标题过于冗长。标题下的时间标示是发文日期，也可以是某年某月某日某次会议通过的日期，会议名称要用全称。二是正文。部署性决定的正文，一般先要写清做出决定的原因、目的和意义，便于下级机关领会决定的意图，便于贯彻执行。接着写清决定的具体事项，要分类叙述和说明，说明做什么和怎样做，以及做得好应给予的奖励或做得不好应受到的惩处。每项内容都应明确具体。
部署性决定的中心部分是有关决定的具体事项部分。叙述具体事项要庄重、详细并切实可行，有关奖惩的用语要注意把握分寸。此外，在说明决定的目的和意义时，要有简单的分析论证。
（４）决策性决定
决策性决定是指中央及地方各级党委、政府，针对全局或局部的某项具体工作，所做出的重大决策。
决策性决定一般由形势分析及正文两部分组成。形势分析是一个概括性的总结，既有成绩也有存在的问题；正文是建立在形势分析基础之上的，主要是强调下一步工作的具体对策。如"中共中央关于切实做好减 轻农民负担工作的决定"等。
（５）事项性决定
事项性决定是宣布某一重大问题的处理结果或对某项工作做出重大安排的决定。如"政协全国委员会关于举行辛亥革命９０周年纪念活动的决定"等。
（６）任免性决定任免性决定是对机构设置和人事任免做出安排的决定。如"中共××市委关于公羊、羽佳等同志职务任免的决定"。
（７）表彰性决定
表彰性决定是对有突出贡献的先进集体、个人进行表彰奖励的决定。
如"中共××市委、××市人民政府关于表彰２００５年度双拥工作先进集体和模范个人的决定"等。
范例：中共中央国务院关于切实做好减轻农民负担工作的决定（１９９６年１２月３０日）当前，我国农村形势很好，农村经济全面发展，农民收入显著增加，农村社会稳定。形势越好，越要注意保持农民的积极性，继续做好减轻农民负担工作。近几年来，针对农民负担存在的突出问题，党中央、国务院及时采取了一系列政策措施，减轻农民负担工作取得了一定的成效。但是，农民负担重的问题还没有从根本上解决，仍然是当前农民反映最强烈的问题之一，有的地方问题还相当严重。有的地方和部门置中央的三令五申于不顾，巧立名目，向农民乱收费、乱集资、乱涨价、乱罚款和乱摊派；有些地方虚报农民收入，超限额提取村提留、乡统筹费，强迫农民以资代劳；极少数基层干部作风粗暴，目无法纪，挥霍、侵吞集体和农民的资财，甚至动用专政工具和手段强行向农民收钱收物，个别地方酿成了干群冲突的重大事件和死人伤人的恶性案件。这些都严重地侵犯了农民的合法权益，挫伤了农民的生产积极性，伤害了农民对党和政府的感情，引起了农民群众强烈不满。
加重农民负担的行为屡禁不止，农民负担一再反弹，原因很多，主要是：有些地方盲目追求发展速度，超越了财政承受能力，以各种名目向农民"伸手"；有些部门在农村办事情要求过急，不切实际地推行达标升级活动，搞形式主义，加重了农民负担；有些乡镇机构臃肿，干部队伍庞大，加之集体经济薄弱，干什么都要向农民收粮要钱，农村集体财务制度不健全，等等。总之，归结起来，一是一些地方和部门背离了党的实事求是的思想路线，订计划，办事情不从实际出发，发展农村各项事业的要求超越了农村经济和农民收入的实际水平。二是有些干部忘记了党的全心全意为人民服务的根本宗旨，群众观念淡薄，对农民总是给予的少，索取的多，以至侵害农民的利益。
中央认为，农民负担重，已成为影响农村改革、发展和稳定的一个十分突出的问题。如不坚决加以解决，势必妨碍国民经济和社会发展"九五"计划和２０１０年远景目标的实现，影响基层政权的巩固，危及国家的长治久安。全党务必从政治、全局的高度看待这个问题，采取有力措施，切实做好减轻农民负担工作。
当前和今后一个时期，减轻农民负担工作的指导思想和主要任务是：以邓小平建设有中国特色社会主义理论和党的基本路线为指导，坚持党的十一届三中全会以来关于农村工作的一系列方针政策，正确处理新时期的农民问题，坚定不移地维护农民的合法权益，坚持不懈地减轻农民负担，禁止非法负担，管理好合理负担，推动农民负担监督管理工作走上法制化、规范化轨道，经过努力，坚决把农民承担的村提留乡统筹费和劳务全面控制在国家规定的限额之内，严禁面向农村的乱收费、乱集资、乱涨价、乱罚款和各种摊派，取消一切加重农民负担的达标升级活动，杜绝因农民负担过重引发的严重事件和死人伤人的恶性案件，切实把不合理的农民负担减下来，并长期稳定在政策规定的范围之内。为此，党中央、国务院特做出以下决定：一、......
（共十三条，略）以上十三条，各级党委和政府要认真贯彻执行，逐项逐条落到实处，决不允许出现任何梗塞现象，决不允许在执行中走样。以前的文件规定凡与本决定不符合的，均以本决定为准。（略）减轻农民负担是一项十分紧迫的政治任务，做好这项工作，关键在于干部。（略） 减轻农民负担是一项长期性的工作。从根本上解决好农民负担问题，必须坚持深化改革。（略） 减轻农民负担，事关重大，任务艰巨。中央号召，全党同志务必以对党和人民高度负责的精神，讲政治，讲纪律，统一思想，步调一致，切实做好减轻农民负担工作，为实现新时期的宏伟目标，确保国家的长治久安全而努力奋斗！二、"通知"的写作与种类通知是用于批示下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文。具有广泛性、周知性、时效性的特点。
１．通知的写作
通知一般由标题、正文和落款三部分组成。
（１）标题
标题通常有三种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成；一种是由事由和文种构成；一种是由文种"通知"作为标题。
（２）正文
正文由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据；主体说明通知事项；结尾提出执行要求。在写正文之前，要在标题之下、正文之上顶格写出被通知对象的名称，在名称后加冒号，或将名称以"抄送"形式写于最后一页的最下方。
（３）落款
写出发文机关名称和发文时间。如已在标题中写了机关名称和时间，这里可以省略不写。
２．通知的种类
（１）一般性通知
一般性通知，又称告知性通知，它多用于上级机关向下级宣布某些应知事项。可以是告知某次会议的召开事项，也可以是宣布某个机构成立与撤销事宜，还可以是人事任免方面的事情，等等。凡上级机关要让下级机关与人员知晓的一般性事务，都可使用这种公文。如"中共××市委、××市人民政府关于切实做好减轻农民负担工作的通知"等。
一般性通知通常由三部分构成。一是标题。标题可以由发文机关名称、事由和文种类别（通知）组成，也可以只写事由（或发文机关名称）与文种类别两项，个别日常小事的告知，仅写文种类别"通知"二字即可。一般性通知标题写法上的这种可选择性，应根据内容的重要程度而定。
二是正文。正文的开头，一般先写受文单位，再写通知内容。一般性通知的正文通常不很长，把需要交代的事项交代清楚即可；事项复杂的，一般分条陈述。有附件转发的，写清名称与份数。
三是签署发文机关、日期。
（２）批示性通知
批示性通知是领导机关在发布行政法规制度、领导重要讲话、下级机关的报告，或转发上级机关与同级不相隶属机关的文件时使用的一种公文。如"国务院关于发布《扫除文盲工作的条例》的通知"等。
批示性通知一般分为三个部分。一是标题。标题中包括发文机关名称、事由和"通知"。发文机关即批转机关，事由属于发布、印发、转发的，要在标题中分别标明。
二是正文。批示性通知的正文部分，先须写明受文单位，再分段写通知的缘由和通知的内容。在说明缘由之后，多用"特发通知如下"字样以承上启下。被批转、印发的文件的名称、主要内容必须在正文中明确反映出来，还应写明执行原文件的意义、要求和注意事项。
三是签署发文机关名称、日期。批示性通知的写作必须在深刻领会原文件的基础上，写清对本机关、本地方工作的指导意义，评价原文要准确，布置任务和步骤要明确，切合实际。附件应标明，附于通知之后或另页附后。
（３）指示性通知
指示性通知，是上级机关向下级机关、所属单位布置任务和下达指示性措施的公文。通常指示性通知是在上级机关要向下属机关传达领导意图和部署，但又认为其重要程度不宜使用"命令"、"指示"时使用。如 "建设部、国家工商总局关于印发《商品房买卖合同示范文本》的通"等。
指示性通知由标题、正文和落款三部分组成。一是标题。指示性通知标题的写法，应包含发文机关名称、事由和文种类别（通知）。发文机关要用全称或习惯的简称。
二是正文。指示性通知的正文，开头先顶格写受文单位名称，再按提出问题、分析问题、解决问题的结构顺序撰写。提出问题部分和分析问题部分要写清发文的原因或目的，用"特通知如下"承接下文；解决问题部分要分列通知的具体事项。
三是落款。要写上发文机关和日期。
（４）批转性通知
批转性通知是下级机关来文被上级机关批转后，成为上级机关公文的一部分，与"批语"组成批转性通知转发下级机关认真贯彻执行的一种下行公文。如"国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知"等。
（５）转发性通知
转发性通知是转达上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文时使用的一种通知。通知由发文机关所写的按语加上被转发的公文组成。如"国务院办公厅关于转发国家经贸委管理的国家局所属地质勘察单位管理体制改革实施方案的通知"等。
（６）发布性通知
发布性通知是用通知发布规章，以提高规章的法定效力，使执行单位认真贯彻的一种带有命令和规定性的下行公文。如"中共中央国务院中央军委关于印发《军队转业干部安置暂行办法》的通知"等。
（７）知照性通知
知照性通知是向有关单位告知某件事件，交代有关事项时使用的一种告知性公文。如"国务院办公厅关于成立国家信息化工作领导小组的通知"等。
（８）事项性通知
事项性通知主要用于安排一般性具体事项，传达信息，交流情况时使用的一种下行公文。如"国务院办公厅关于国庆节放假的通知"等。
（９）任免性通知
任免性通知是上级机关在任免下级机关领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时发出的一种下行公文。如"中华人民共和国国务院关于×××等三人职务任免的通知"等。
（１０）会议性通知
会议性通知是用于召开某次会议而提前发文通知有关与会人员做好参会准备的公文。如"××市人民政府关于召开全市农业产业化工作会议的通知"等。
（１１）紧急通知
