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第18章 沟通技巧不精明,矛盾冲突一大堆(3)

记住,千万不能向其他部门的同事诉苦,指出上司的不是,所谓“家丑不可外传”。这样,你就给他们提供了一个上佳谈资,那只会让事情闹大,对你绝没有好处!想一下,老板会喜欢一个背后中伤上司的员工吗?

对思想保守、自尊心强的人,切勿开门见山的大为不满,只能婉转相告,若对方比较开放,胸襟较宽广,不妨相约一个时间,将你的心里话一一坦言,相信不难找出一个解决的办法。

(8)爱戴高帽的上司

你的上司是个不折不扣的“高帽王”,最爱别人给他戴高帽,一听了赞美之词,就眉开眼笑,什么都好办。

偏偏你拒绝作阿谀奉承之词,但眼见有好多同事因为精于此道,已经升职的升职,加薪的加薪,平步青云,恨得你牙痒痒。

其实,赞赏别人不是一件困难的事,也不一定是虚伪的,问题是要有的放矢。

每个人都必有其长短处,只需“隐恶扬善”,加一些善意,用词夸张一点就可以了,这样,既不违背良心,又能令对方高兴,何乐而不为呢?

经常留意上司的言行举动,甚至衣饰打扮,只要有一点点让你顺眼的,就抓紧机会,表示你心中的好感。

但你要记住,说话时不要矫柔造作,要给人一种自然的感觉。

(9)爱惜人才的上司

有眼光的老板会特别欣赏有创意的职员,因为这样的人才不易发掘。所以你若有一个增加生产的方法,虽并非你分内的工作,也应找个适合的时机提出。

如果上司是个开明、肯培养后进的人,你不妨找一个较轻松的场合,如喝茶或午饭时,把计划详细说一遍,当他赞同、并表示可以预备一份计划书时,稍后呈上让他再仔细参详。

上司若是个小心眼,奉劝你还是暂且把计划搁置,伺机直接向老板提出好了。但是不要特意约见老板,让上司怀疑你,就在每年或每一月一次的老板会下属的时机里,大胆而小心把新意见和盘托出。

(10)公私不分的上司

有不少人喜欢玩弄权力,公私不分,偏偏你就遇上这样的上司,常常要你替他做私事,叫你十分气愤。

你要做的就是巧妙地拒绝他,但以不影响你的前途为大前提。

记住要第一时间说:“不!”例如上司让你替他女儿写读书报告,你肯定一万个不愿意,你可以告诉他:“对不起,帮不上忙。”如果在下班后让你去做事情就更好办,搬出这样的理由:“因为我今天晚上有约会,不能迟到。”翌日,他再次请你做,你可以找个相宜的理由,一而再再而三,他就会知难而退,又奈何不得。

若这事发生在工作时间内,你的理由更多,说:“我手上还有三个报告书要写,老板说一定今天要!”或者说:“我从来未写过读书报告,何况我又有一大堆事儿。”

由于上司本身理亏,他是不会强迫你做的,只会闷在心底,但只要你工作认真,从没犯错,他便“敢怒不敢言”了。

有些上司心目中最理想的下属,永远愿意早到迟退;如果工作果真忙得不得了,你牺牲一下私人时间是值得的,尤其是推广业务的时候,正所谓一分耕耘一分收获。然而如果上司无理要求你超时工作,你就该表明态度,别让他得寸进尺。

遇上鲁莽或酗酒的上司,你许多时候得替他擦屁股,但不要斥责或企图教化他,更不可向他的上司投诉。但是,你也不必特意为他隐瞒事实。

有些上司十分固执,又没耐性,不能容忍别人的错误。在这类人身上,你可以学习到怎样去达到目标和处理难题,对你未尝不是一件好事。一旦你能达到他的严格要求,等于升职有望了。在许多办公室里,总有些上司爱说笑话,那你应该强硬表示“我不喜欢这样,请你立刻停止”,别因为对方是上司而忍气吞声。

要与员工融为一体

私营公司老板凝聚人心的方法,应当是:善与员工融为一体。

有人认为每一个办公室,就是一个小社会,人与人之间的关系,可以很复杂,也可以很单纯,这要视身为这个大家庭一分子的你,如何表达自己,与自己喜欢或不喜欢的人融洽相处,达到真正的沟通。这就要求老板会跟下属交朋友,只有会跟下属交朋友的老板才是一名优秀的老板。

一般人似乎都很容易把注意力集中于上司相处的技巧上,对于那些职位比自己低微的同事,如:信差、接待员等,肆意责骂,把自己心中的闷气全然发泄在对方的身上,动辄表现出不耐烦的表情,发号施令,根本没有考虑到对方的感受,上述种种,你是否也曾有过这种过失?抑或你曾身受其害,很清楚被人随意指使,无理取闹的委屈?一个在办公室里旗开得胜,威风八面的人,他的心中不会存在着等级观念,他懂得人人平等的道理,就算自己的职位比别人高,也不敢恣意枉为,须知风水轮流转,尊重别人,是自重的第一步。

无疑,你的下属有责任帮助你完成工作,事无大小,你都可以交给他处理,但如果你能将一些较烦琐而困难的工作,独自完成妥当,让下属有更充裕的时间做好其分内的事务,对方必然感激不尽,对你更忠心。上司与下属之间,惟有以互助互谅为基础,工作才会变得轻松而富有意义。

视下属如知己良朋,而不是自己奴仆,时而征询对方的意见,接受他的批评,力求消除彼此心中的隔阂,如此对方做起事来,必然格外卖力。

表现出色的你,刚刚获得升职,而且公司新聘了一个助手给你,不过,千万不要以为助手是你的“马仔”,要把他看做朋友,这样合作起来才会得心应手。

他既是初来乍到,对写字间的一切都陌生,那么你必须给他一定程度的帮助,例如处处指点他,使他早日适应环境,利用你的经验,解决他的疑难,或者在工作之余跟他多谈谈公司里的工作程序和其他小事,省得他四处碰壁。

不要忘记让他参与所有跟他有关的会议,让他多了解公司的业务和同事们的工作情况,也让他多发表意见,这样既建立其信心,你也可知悉其心思。

当他初次工作时,多提醒他,多给他时间去了解消化,不妨多解释几遍有关工作会遇到的问题。

不过别把公司的政策过分吐露,形成无形的压力。如果在战战兢兢的情况下,又岂能做出满意的效果?

还有很重要的一点,就是别吝啬适当的鼓励。

许多女秘书宁可为男上司效劳,因为她们觉得女上司爱在鸡蛋里挑骨头,还有,大家都是女人,应该有同等的权利,所以无形中会对女上司产生排挤的情绪。

假如你是一位女上司,面对这种秘书小姐,请花多点时间去思考。不要总以自己的标准去要求对方,即使你经常自愿超时工作,也不应强迫对方跟随你。就待她如工作的伙伴,在适当的时候赞赏她,间或请她吃午饭,以表示你欣赏她工作态度和多谢她的合作。

切不要请她为你做私人事情,但一些秘书实务可不能忽视,如打字、簿记、入档案等。避免过分控制她的工作方式,只要她能如期替你做好一切,使你无后顾之忧,就够理想了。

此外,多注意对方的私事,例如病倒了,买了新衣服,换了化妆品等等,别忘记问候或赞赏她,这样,她只会觉得你不单单是个上司,还是个朋友。

一个管理者的责任之一,是令下属团结,发挥最高的效率。如果这点也办不到,休想老板再委以重任,而要成功地做到这点,倒也得花些心思。

由于地位不同,下属对你会有不同看法,有人觉得你有架子,不宜接近,也有人会以异样的眼光看你,认为你必然与他们对立,姑且勿论如何,你一定要与他们打成一片,减少隔膜,例如参加他们的聚会,甚至由他们主动搞集会,显示你的随和。

另一方面,在办公室里,除了待下属和蔼、不摆架子、保持笑容外,你必须保持一定的形象,就是公正而有尊严,将不同的任务委派适合的人去负责,交下任务后最好不要指指点点,除非遇到有大问题,否则最好留待接到成果后再“评判”,这样做,表示你是尊重下属的。

还有,就是多与下属接触,别让“地位悬殊”这一套占据着你的脑袋,心灵沟通压根儿是没有阶层界限的,偶尔跟他们一块儿吃午饭,听听他们的话题,多了解他们的性格、对公司的看法和对各高级职员的印象,由于他们每天均有机会接触所有同事,自然对他们的认识较全面,这些不正是老板所需要的吗?

表现出超强的说服力

有些私营公司老板说服人经常犯的弊病,就是先想好几条理由,然后去和对方辩论;还有的是站在长辈的立场上,以教训人的口吻,指点别人该怎么做。这样一来,就是等于先把对方推到错误的一方,因此,效果往往不好。

超强的说服人的方法很多,归纳起来大致有以下几种:

(1)用高尚的动机来激励他

在一般情况下,每个人都崇尚高尚的道德、正派的作用,都有起码的政治觉悟和做人道德。所以,在说服他人转变看法的时候,一个有效的办法就是,用高尚的动机来激励他。比如说这样做将对国家、单位带来什么好处,或将对家庭、对子女带来什么好处,或将对自己的威信有什么影响,等等。这往往能够很好地启发他,让他做应该做的事。

(2)用热忱的感情来感化他

当说服一个人的时候,他最担心的是可能要受到的伤害,因此,在思想上先砌上了一道墙,在这种情况下,不管你怎么讲道理,他都听不进去。解决这种心态的最有效的办法就是,要用诚挚的态度、满腔的热情来对待他,在说服他的时候,要用情不自禁的感情来感化他,使他从内心受到感动,从而改变自己的态度。

(3)通过交换信息促使他改变

实践证明,不同的意见往往是由于掌握了不同的信息所造成的。有些人学习不够,对一些问题不理解;也有些人习惯于老的做法,对新的做法不了解;还有些人听人误传,对某些事情有误解,等等。在这种情况下,只要能把信息传给他,他就会觉察到行为不是像原来想像的那么美好,进而采纳老板的新主张。

(4)激发他主动转变的意愿

要想让别人心甘情愿地去做任何事,最有效的方法,不是谈你所需要的,而是谈他需要的,教他怎么去得到。所以有人说:“撩起对方的急切愿意,能做到这一点的人,世人必与他同在;不能的人,将孤独终生。”

探察别人的观点并且在他心里引起对某项事物迫切需要的愿望,并不是指要操纵他,使他做只对你有利而不利于他的某件事,而是要他做对他自己有利,同时又符合你的想法的事。这里要掌握两个环节:一是说服人要设身处地地谈问题,要把别人的事当做彼此互相有利的事来加以对待;二是在促使他行动的时候,最好让他觉得不是你的主意而是他自己的主意。这样他会更加喜欢、更加主动和积极。

(5)用单位的方式促使他转变

说服人时如果直接指出他的错误,他常常会采取守势,并竭力为自己辩护,因此,最好用间接的方式让他了解应改进的地方,从而让他达到转变的目的。所谓间接的方法是多种多样的,如把指责变为关怀;用形象的比喻来加以规劝;避开实质问题谈相关的事;谈别人的或自己的错误来启发他;用建议的方法提出问题,等等。这就要靠私营公司老板根据实际情况创造性地加以运用。

(6)提高对方“期望”的心理

被说服者是否接受意见,往往和他心目中对说服者的“期望”心理有关,说服者如果威望高,一贯言行可靠,或者平时和自己感情好,觉得可以信赖,就比较愿意接受他的意见。反之,就有一种排斥心理,所以作为公司老板,平时要注意多与下属交往,和他们建立深厚的感情,这样在工作的时候,就能变得主动有力。

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