完美的礼仪细节将会使您成为办公室最受欢迎的人。
教师在办公室的基本礼仪原则是什么?
教师工作是复杂的,教师职业同时也是单纯的,教师的社交基本上围绕办公室发生。注重办公室礼仪是建立个人良好形象的重要一环。概括起来,办公室工作的礼仪原则有如下几点。
办公室礼仪原则
一、准确的原则
办公室的任何工作都关联着领导机构的工作。可以说,办公室工作的准确性,相当程度地保证了领导工作的准确性,保证了领导工作的正常运转。办公室工作的准确性,涉及的方面很多,简单地说,办文要准,办事要稳,情况要实,主意要慎。总之,只要准确无误,就可事半功倍。做到这些,就必须态度认真,作风过细。比如说办公文件,就必须保证文件的原文一字不错,保证文件的质量不被破坏。为此,必须从起草、缮写、校对、印制到呈批、传阅、登记、装封、递送、收拆、复制、分阅等每一步都不发生差错。有了错,就可能破坏文件的内容,降低文件的质量。虽然工作出错是难免的,但错出多了就是工作态度、工作作风的问题,会贻误大事。
二、迅速的原则
迅速,就是要求工作及时、高效。所有的文件都有自己的使命,所有的文件都是为了办事而发的。一切要办的事情,都有两个要素,一是准确,二是时限。两者任何一条失误,事情就办不成。时限就是尽可能缩短周期,简化过程。讲求时效,是当今社会的要求。时间性是根据事情的要求而言的,事情愈急迫,就愈需要尽快地把文件送到办阅人员手里。现代社会,各种文件、信息常常需要瞬息即到。办事不及时是要误大事的。
提高文书处理工作效率的出路之一,是改变工作手段,实行办公自动化,利用电脑等现代技术办理事情,例如,传递信息、检索资料、屏幕编辑、电话传真、财务处理等。办公室工作还应注意精简文件,反对官僚主义和文牍主义。
三、保密的原则
学校制发的文件,有的具有不同程度的秘密性。各级办公室人员经常接触领导和一些重要文件,参加一些重大会议,了解一些重要机密。这里有两个方面的要求:一是在工作中采取措施保证文件、资料的安全,在包装、运转、拆封、知密范围和传达中制定安全措施;二是办公室人员要保证自己知密不泄密。对于办公室工作的安全和保密问题,一定要引起思想上的足够重视,并在组织措施上给予必要的保证。比如,一切尚未公布的机密文件,不得随便给无关人员阅看或谈论;文件的运转交接应当严格登记,履行签收手续,明确责任;绝密文件应有专人负责,不得擅自携带外出,总之,要遵守制度,严防泄密。
四、一切从实际出发的原则
坚持实事求是,一切从实际出发,理论联系实际,是辩证唯物主义的基本观点。办公室工作涉及面广,政策性强,没有较高的马列主义理论水平,不可能对大量的实际材料进行科学的分析和综合,不可能抓住事物的本质和主流,从而往往就事论事,难以对全局的工作提出正确的建议。缺乏正确的建议,缺乏正确的理论指导,就会迷失方向,成为一个庸庸碌碌的事务主义者。只有把理论和实际很好地结合起来,才能成为一个优秀的办公室人员。
五、严密、科学的原则
办公室工作的特点,要求我们非常讲究严密的原则。首先是各项工作计划的制订、工作部署必须严密。要考虑到目标、措施,可以预见的各种问题及解决办法,各项工作的协调和时间上的衔接等,总之,事前考虑得越周密,计划目标的实现就越有保证。办公室的日常工作,每周、每月、每季、每年都应事先做出计划,重大工程或活动更应单独制定详细计划,只有这样,才能不断提高预见性。其次是执行计划中组织管理必须严密。没有严密的组织,计划往往落空。特别是大型工程、活动和会议的组织,更需要精心筹划,每一件事都要具体落实到人,有布置,有检査。需要多项工作配合的复杂工程,应编制网络计划图,按计划要求的进度督促各项工作按时完成。最后,办公室工作有许多是文字性、技术性工作,更需严密、细致。文件和报告,应做到整齐、干净,没有错别字,甚至连一个标点符号也要认真推敲,不出错误。文件收发、传递、归档,应做到准确无误、一丝不苟。对文件的保密工作尤其要加倍谨慎,做到万无一失。随着办公自动化程度的提高,办公室人员应会熟练地应用计算机,对工作的要求也更加精细,否则会贻误工作。
办公室工作的特点,还要求我们讲究科学的原则。面对复杂的工作,要使我们的认识比较正确,能够达到预想的目标,减少失误,就必须按照人类认识发展的规律,对办公室工作的对象进行深入的了解,摸索其运动的规律性,掌握事物的各个方面的制约关系,用正确的认识指导实践。办公室工作每天都会遇到新问题,在分析和处理问题时,不能仅凭经验办事。要具有敏锐的眼光,善于抓住反映各种倾向的苗头,及时抉正压邪。
办公礼仪规范
1.注意你在办公室的个人仪表及办公桌的卫生,这也属于你个人形象的一部分。桌面上尽量简洁,不要将爱人、孩子的照片及其他很私人化的摆设放在台面上。
2.说话尽量压低音量,保持办公室安静是营造文明办公环境的首要条件。
3.和所有同事建立良好的工作关系,并且仅仅是工作关系,有私交的同事可以下班后到酒吧或咖啡厅述谊,切不可在办公室呼朋唤友。
4.对同事使用正式的称呼,不可呼小名和外号,哪怕是一对恋人,也不能在办公室使用昵称。
5.和大家一起建立办公室的规则,明确权利和义务,不妨主动做一些公共性事务,但是不要做大包大揽的“活雷锋”。既然是规则,就要大家来执行。
7.不在办公室做私活,非必要不打私人电话,有人来访尽可能带入会客室,因为办公室是大家的办公地点,你个人的空间范围是有限的。
8.同事之间不谈私事,家长里短决不要带入办公室,如果谈工作声音尽量放小,不要因为“我是在工作”就旁若无人,并不是只有你在工作啊!
9.和学生简短的交谈可以在办公室,如果涉及批评和长时间的谈话,最好另找地点。
10.同事外出了,刚好有他的来电或访者,要代为接待,并将详情转告,相信他会很感谢你。
11.非经他人同意,不可随意动用他人桌上的办公品,哪怕是一支学校发的笔。
12.如果办公室使用公用电话,来电响起时,应该由距电话最近的人接听,不可“事不关己,高高挂起”。
办公室内谈话最忌讳哪些话题?
一、办公室不宜说的六种话
办公室不宜说的六种话
1.薪水问题;
2.学校里的人和事;
3.家庭财产之类的话题;
4.私人生活之类的话题;
5.我的以前单位特别好;
6.野心勃勃的话。
(一)薪水问题
有的人打探别人时喜欢先亮出自己的情况(其实这样的人亮出来的价值也不大,主动亮牌的往往没好牌)比如先说“我这月工资……奖金……你呢?”如果她比你钱多,她会假装同情,心里却暗自得意;如果她没你多,她就会心理不平衡了,表面上可能是一脸羡慕,私底下往往不服,这时候你就该小心了。背后做小动作的人通常是你不设防的人。
首先不做这样的人。其次如果你碰上有这样的同事,最好早做打算,当她把话题往工资上引时,你要尽早打断她,说学校有纪律不谈薪水。如果她的语速很快,没等你拦住就把话都说了,也不要紧,用外交辞令冷处理:“对不起,我不想谈这个问题。”有来无回一次,就不会有下次了。
(二)学校里的人和事
有些话类似“学校福利不好”、“学校总让加班,不给加班费”在同事之间,这种话说也白说,因为大家都不是决策者。反而传来传去,被人添油加醋,让你连解释的机会都没有,容易被别人利用。
遇到类似的话题,你别插嘴,别人爱怎么说怎么说,你能不听就不听,能溜最好。人事关系最微妙,有人升迁,有人被炒。
没有不透风的墙,老话自有道理。今天你和某同事说“小张能力不行,办不成事”,过不了两天话就传小张耳朵里了,你还不知情,就把人得罪了。是人多少有点报复心,说不定哪天你被人收拾了,哭都不知道为什么。
或者你跟一个要好的同事说如何偷懒之类的小伎俩,万一哪天他晋升了,而且是你的顶头上司,你说你是不是有点尴尬?保不准你走运,成为他的上司,想一想从前说过的话,多少也会有点不自在。早知如此,何必当初。
(三)家庭财产之类的话题
家庭财产之类的私人秘密不必张扬。
不是你不坦率,坦率是要分人和分事的,从来就没有不分原则的坦率,什么该说什么不该说,心里必须有谱。就算你刚刚新买了别墅或利用假期去欧洲玩了一趟,也没必要拿到办公室来炫耀。有些快乐,分享的圈子越小越好。被人妒忌的滋味并不好,因为容易招人算计。
无论露富还是哭穷,在办公室里都显得做作,与其讨人嫌,不如知趣一点,不该说的话不说。
(四)私人生活之类的话题
无论失恋还是热恋,别把情绪带到工作中来,更别把故事带进来。办公室里容易聊天,说起来只图痛快,不看对象,事后往往懊悔不迭。可惜说出口的话泼出去的水,再也收不回来了。
把同事当知己的害处很多,职场是竞技场,每个人都可能成为你的对手,即便是合作很好的搭档,也可能突然变脸,他知道你越多就越容易攻击你,你暴露的越多越容易被击中。比如你曾告诉她自己的男友跟别人好了,她这时候就有说头:
“连老公都不能搞定的人,还能做什么事情呢?”职场上风云变幻,环境险恶,你不害人,同时也不得不防人,把自己的私域圈起来当成办公室话题的禁区,轻易不让职场上的人涉足,其实是非常明智的一招,是竞争压力下的自我保护。“己所不欲,勿施于人”,如果你不先开口打听别人的私事,自己的秘密也不易被打听。
千万别聊私人问题,也别议论学校里的是非短长。你以为议论别人没关系,用不了几个来回就能绕到你自己头上,引火烧身,那时再逃跑就显得被动。
(五)我的以前单位特别,好
别拿现单位和原单位比。无论比出个什么样的高下,别人都不爱听。如果你说“我原来的学校是名牌,那里的管理水平高,工作环境比现在好,效率比这里高……”主管领导肯定会立即拉下脸,说出来一句“那么好,你就回去吧。”即使领导不在场,同事其实也不爱听你回忆昔日荣光,每个职工对自己供职的学校多少会有心理归属感,贬损学校,别的职工很容易以为你也在看低他。
(六)野心勃勃的话
在办公室里大谈人生理想显然滑稽,既然在做现在的工作就安心工作,雄心壮志回去和家人、朋友说。在公司里,要是你没事整天念叨“我要当主任,要尝尝当领导的滋味”,很容易被领导当成敌人,或被同事看作异己。如果你说“在学校,我的水平至少够评优秀教师的”或者“35岁时我必须干到教导主任”,那你很容易把自己放在同事的对立面上。
因为野心人人都有,但是位子有限。你公开自己的进取心,就等于公开向学校里的同事挑战。僧多粥少,树大招风,何苦被人处处提防,被同事或上司看成威胁。做人要低姿态一点,是自我保护的好方法。你的价值体现在做多少事上,在该表现时表现,不该表现时就算韬晦一点也没什么不好,能人能在做大事上,而不在大话上。
当然,不乱说话不等于不说话,一定要分场合。谈学校里的事情最好在比较适合、公开的场所,比如领导征询意见时,你不说就不妥,或者开讨论会时,该发言就不能闷着,老不说话别人就会以为你没有能力,不关心集体。
办公室里是闲话的滋生地,工作间歇,大家很愿意找些话题来放松一会儿,为了不让闲聊入侵私域,最好有意围绕新闻、热点、影视作品谈天,避开个人问题,放得开而且无害。
二、办公室内谈话禁忌
并不是所有的话题在任何时间、任何地点都适合拿来公开谈论。要塑造成功的职场人生,就须懂得掌握说话的分寸因此,要注意一些谈话的禁忌。
自己的健康状况除了自己的亲朋好友,没有人会对他人的健康检查或过敏症感兴趣。有严重疾病的患者,如患有癌症、动脉硬化、关节炎等的人,通常不希望自己成为谈话的焦点对象。
有争议性的话题除非很清楚对方立场,否则应避免谈到具有争论性的敏感话题,如宗教、政治、党派等而引起双方争执或对立僵持的状况。
一个人的话题若老是绕着“这值多少钱?那值多少钱?”会令人觉得他是个俗不可耐的人。
老生常谈的主题或者使人心想“又来了”的话题并不是好的话题。
关于不同品位的故事、无聊的笑话在私人房间内说可能很有趣,但在大庭广众下说,效果就不好了。常说无聊笑话的人会被认为是缺乏自信与能力,只有用这种方式才能吸引别人的注意力。
不要谈论害人的谣言。工作中常有很多机会散布对他人前途不利的谣言,当你要开始谈论这些闲话之前请先思考一下:无论是“添油加醋”,还是这些内容可能都是真的,一旦说出口都会对他人造成伤害。如果要停止别人继续讨论这些闲话,可以准备一些有趣的话题转移大家的注意力。
如何在办公室为你的隐私设防?
作为一个职业人,个人的一切资料,比如年龄、学历、经历、爱情婚姻状况等要分“公开”与“隐私”两大类。隐私本身也是一个相对而言的概念,同一件事情在一个环境中是无伤大雅的小事,换一个环境则有可能非常敏感,一定要保护自己立于安全地带。
一、你的隐私范畴有哪些?
同事是工作伙伴,不是生活伴侣,你不可能要求他们像父母、兄弟、姐妹一样包容和体谅你。你应该知道,在办公室有些话不该说,有些话不该让别人知道。以下列举的,都属于个人的隐私范畴,在谈论的时候,一定要加倍小心!
1.不要在公司范围内谈论私生活,无论是办公室、洗手间还是走廊。
2.不要在同事面前表现出和上司超越一般上下级的关系,尤其不要炫耀和上司及其家人的私交。
3.即使是私下里,也不要随便对同事谈论自己的过去和隐秘思想。除非你已经离开了这个单位,你才可以和从前的同事做交心的朋友。
4.如果同事已经成了好朋友,不要常在大家面前和他(她)亲密接触。尤其是涉及工作问题要公正,有独立的见解,不拉帮结派。
5.对付特别喜欢打听别人隐私的同事要“有礼有节”,不想说的可以坚决地说不,对有伤名誉的传言一定要表现坚决的反对态度,同时注意言语要有风度。如果回答得巧妙,就不但不会伤害同事间的和气,又保护了自己不想谈论的事情。
保护隐私一来是为了让自己不受伤害,二来是为了更好地工作。当然也没必要草木皆兵,只要是工作之外的问题全部三缄其口,这样便很容易让人以为你这个人不近情理。有时候,拿自己的私人小节自嘲一下,或者和大家一起对别人开自己的无伤大雅的玩笑,呵呵一乐,会让人觉得你有气度、够亲切。
二、如何保护你的隐私?