管理大师彼得·德鲁克曾在《有效的主管》一书中简明扼要地指出：“效率是‘以正确的方式做事’。”一般认为，效率是指完成的工作量与所花费的时间、精力的比例。效率的概念来源于工业生产，但在当代，它已不仅仅是一个简单的公式，更有着深刻的时代和现实背景，其内涵和意义已经远远超出了生产领域，影响着社会发展的每个领域，决定着我们工作生活的每个细节。任何方法，如果是无效率的，就是没有生命力的。因此，有了好的工作方法，还应当尽力提高工作效率。那么，应当怎样提高工作效率，用最短的时间将工作、任务做到最好，也就是又快又好地完成工作呢？答案只要短短的四句话：振作精神，明确目标，立即行动，防止拖延。精神振作了，目标明确了，在高昂的斗志下，立即行动，绝不拖延，必将事半功倍。
1.振作精神
人在智力上是有差别的，但是差别很小，根据科学统计，智力超常和智力低下者占人类的总数都不到3%。因此，我们的起跑线其实都差不多，那为什么有的人能成功，有的人却碌碌无为呢？这其中，心态起了非常大的作用。成功人士之所以与众不同，其决定因素不是智商，不是技能，也不是身体条件，而是他们的心态。
心态，即一个人内心的想法和表现。拥有健康心态的人，是乐观的、自信的、包容的，也是充满活力、充满希望、充满生机的。而有着不健康的心态的，则是悲观的、消极的、灰暗的。如果把这种不健康的心态带到工作中去，必然会影响工作效率。
在这样一个节奏不断加快的时代，工作或生活的压力也许会给你带来极大的精神压力，感觉心里莫名地郁闷，工作学习效率低，精神萎靡。这时，你需要调整心态。萎靡的精神状态会让你一事无成，只有精神饱满，信心百倍，才能无往而不胜。在开始一天的工作之前，一定要提醒自己：重新振作起来！不仅从体力上，精力和感情上也都要振作起来。
的确，生活并非总是一帆风顺，每个人每天都会遇到各种各样的事情，这些事情有些是积极的，能给你带来欢乐；然而也有些是负面的，能让你失望、悲伤、泄气。无数事实均已证明：一个秉持良好心态的人，总是更容易收获更多的成功，得到更多的快乐。因此，我们需要保持积极、良好的心态。我们要相信自己，相信自己可以通过自身的努力去改变我们的生活，甚至改变世界。对于一个悲观、消极的人来说，即使是好事，他也快乐不起来；而对于一个乐观、积极的人来说，即使是坏事，他也不会气馁，仍然相信坏事也会变成好事。人们总是喜欢跟积极乐观者在一起，因为他们值得信赖。
从前有一位秀才，已经考了两次，都名落孙山。他不甘心，于是第三次进京赶考。考试前他做了两个梦，第一个梦是梦到自己在墙上种白菜，第二个梦是下雨天他戴了斗笠还打着伞。前两次的失败给他的心灵蒙上了阴影，而这两个梦又似乎有些深意。于是，秀才第二天就去找算命的解梦。算命的一听，连拍大腿说：“你还是回家吧。你想想，高墙上种菜不是白费劲吗？戴斗笠打雨伞不是多此一举吗？”秀才一听，确实很有道理。他心灰意冷，回到旅店收拾包袱准备回家。店老板非常奇怪，问他：“你不是来参加考试的吗？怎么还没考就要回家了？”秀才就把如何做梦、算命说了一番，店老板一听乐了，对他说：“我也会解梦的。我倒觉得，你这次一定要留下来。你想想，墙上种菜不是‘高中’吗？戴斗笠打伞不是说明你这次有备无患吗？”秀才一听，这个解释更有道理，于是精神振奋地参加考试，居然真的高中了探花。
营销界有一个人人皆知的寓言故事：一家鞋业制造公司派了一个业务员去南太平洋的一个岛国开拓市场。这个业务员到了目的地，惊呆了，他发现当地人全都赤足，没有一个穿鞋的！他失望透顶，给总部拍了一封电报，说这里的人都不穿鞋，根本就没有市场，我明天就回去。而在这时，另一家鞋业制造公司也派了一个业务员去那里开拓市场。这位业务员到达之后，也惊呆了，马上给总部发了一封电报，说：“太好了！这里的人都不穿鞋子。我发现了一个巨大的市场！”经过他的辛勤努力，几年后，这里的人都穿上了鞋子。而他的公司，也获得了巨大的成功。积极的人，像太阳，照到哪里哪里亮；消极的人，像月亮，初一十五不一样。我们的想法决定了我们的生活，有什么样的想法，就有什么样的未来。
心态是如此重要，那么，又应该如何去保持良好的精神状态呢？
首先，要保证有规律的作息。身体是革命的本钱，没有一副好身体，什么也做不成。因此，我们要安排好工作与休息的时间，不要过于劳累，最好还能定期锻炼锻炼身体，既放松了绷紧的神经，又能增强体质，永葆活力。有经验的人都知道，长时间静止不动往往会让我们无法用精神力量来让自己保持积极向上的状态，这时通常人们都会感到疲惫。一旦精力不济，我们最好不要再强迫自己继续工作，而应停下来，放松放松，振作一下精神。这种时候也可以通过一些简单的方法来消除疲劳，例如每工作几个小时就站起来活动身体，伸展一下四肢，在房间里小范围走动走动，通过使肺部、心脏、大脑的血液循环增加来恢复精力，消除疲劳。
其次，要培养一些健康的兴趣爱好，让你的业余生活充满情趣。健康的兴趣爱好可以用来陶冶情操，让你怡然自乐。比如在劳累时听听音乐，让优美的乐曲来化解精神的疲惫。轻快、舒畅的音乐不仅能给人美的熏陶和享受，而且还能使人的精神得到有效放松。我国的传统艺术——书法，也有抒发情感、修身养性的功能，业余时加以练习，既放松了自己，也提升了品质。其他好的爱好还有很多，这里不再一一列举。
再次，要广交朋友。多一个朋友不仅多一条路，在你遭遇不幸时，还可以向朋友倾诉。经常找朋友聊天，推心置腹地交流或倾诉不但可增强人们的友谊和信任，更能使你精神舒畅，烦恼尽消。与三五知己开怀畅谈，是消除精神压力的最佳方法，能让你忘掉忧虑，笑口常开。现代医学、心理学的研究已证明，一个人如果长期积累消极情绪，有过多的忧郁、焦虑、恐惧等不良的体验，会诱发各种疾病，而且会导致注意力不集中，成为发生意外事故的诱因。找朋友谈心和朋友聊天，不仅可以令人心情愉快，还可使身体减少分泌皮质醇——一种会对免疫系统产生抑制作用的激素。
要每天提醒自己：你是最棒的！当我们被告知我们是最优秀的时候，我们就会努力做到最优秀。我们都认为自己是不普通的，于是我们就不再普通。我们也会精神百倍。你还应该有意识地放慢生活节奏，沉着、冷静地处理各种纷繁复杂的事情，即使做错了事，也不要责备自己，这有利于人的心理平衡，同时也有助于舒缓人的精神压力。勇敢地面对现实，不要害怕承认自己的能力有限，而不能正确处理事务。
如果确实筋疲力尽，已经控制不住犯瞌睡，从而难以维持效率，那么还不如先去好好地休息一下，哪怕仅仅是打个盹，在恢复精神后再继续下面的工作。或者你也可以选择一些简单的活动，像5~10分钟的漫步、进行跳跃，或做一些在办公桌前就可以完成的伸展运动。要么继续集中精力工作，要么就完全停止你的工作，不要一边工作一边休息。放下你手头的工作几秒钟，闭上眼睛，呼吸。即使是一分钟也能帮你重新集中注意力，继续工作。与其漫不经心、心不在焉、拖泥带水地工作，还不如在振作了精神之后再来集中精力对付任务。
经常改换工作也能刺激大脑，振奋精神。这不是让你频繁跳槽，而是应当把工作多分为几类。一旦某类工作做得太多，让你厌烦时，就可以换一种工作来做。不断地变换让你对工作保持新鲜感，从而刺激大脑，让你更有效率地工作。当然，还有一点你需要明白：改变你对现在工作的看法。你若是认为自己面对的总是一堆枯燥无味的工作任务时，你将永远都打不起精神来。所以改变你对现有工作的看法，去控制住你的情绪。
心态影响人的能力，能力影响人的命运。一个人若是一生都能持有良好的心态，那么，他人生的路就会越走越宽，生命的景色也会越来越美，生命的价值就会越来越大。正如狄更斯所说：“一个健全的心态，比一百种智慧更有力量。”
2.明确目标
拿破仑·希尔告诉我们有了目标才会成功。罗曼·罗兰则说：“人生最可怕的敌人，就是没有明确的目标。”什么是目标？一般认为，目标，是个人、部门或整个组织所期望的成果。目标是工作的基础，没有目标，那么工作的存在也就失去了意义。要想高效工作，必须明确目标。明确的目标方向是高效工作的第一出发点。
世界闻名的潜能激发大师——美国的安东尼·罗宾先生曾经细致地对成功者做法进行了研究，发现许多杰出人士的成功路线都如出一辙，他把这条途径称为“必定成功公式”。这条公式的第一步是要知道你所追求的，也就是要有明确的目标。第二步就是要知道该怎么去实现目标，应立即采取最有可能实现目标的做法。否则即使你有再远大的理想，也只是在做梦而已。
目标就像一盏明灯，照亮你的生命旅程；目标就像一个路标，默默地为你指明方向；目标就像一方罗盘，将你导向成功的海岸；目标就像一支火炬，燃烧你的潜能，引导你飞向远方。的确，目标是你追求的梦想，目标是成功的希望。失去了目标，你便失去了方向，失去了一切。没有目标就像在伸手不见五指的黑夜中行走，毫无方向感，也没有信心，随时会掉到陷阱里或栽上一个大跟头。
不想当将军的士兵不是好士兵。没有明确而坚定的目标，是绝对做不成大事的，顶多只能小打小闹。卡耐基的一份调查或许能说明问题。卡耐基曾经对世界上1万个不同种族、年龄与性别的人进行过一次调查。他发现，只有3%的人能够明确目标，并知道怎样去把目标落实；而另外97%的人，要么根本没有目标，要么目标不明确，要么不知道怎样去实现目标……十年之后，他对上述对象再一次进行调查，结果令人吃惊：调查样本总量中5%的人找不到了，95%的人还在；属于原来97%范围内的人，除了年龄增长10岁以外，在生活、工作、个人成就上几乎没有多大的起色，还是那么普通与平庸；而原来与众不同的3%，在各自的领域里都取得了相当的成功，他们10年前提出的目标，都不同程度得以实现，并正在按原定的人生目标走下去。
卡耐基的结论令我们震惊。原来，杰出人士与平庸之辈最根本的差别，并不在于天赋，也不在于机遇，而在于有无人生目标！越清晰、越具体的目标就越容易变为现实，因为当心里的想法与外在的行为变得一致时，成果更容易被巩固。一个人在成功之前必须要先在心中看到自己成功的样子，最自信的人，目标比别人更清晰、更具体。
有这样一个寓言故事：在一个磨坊里面，有一匹马和一头驴子，它们每天的工作就是拉磨。有一天，马被主人骑出去了，到了塞北高原。回来以后，马乐滋滋地对驴子讲它一路上所见到的辽阔的草原、广袤的沙漠、风光无限好的夕阳等壮丽的景色，那头驴子听了非常羡慕，也非常神往塞北高原的美丽景色。于是它就对马儿说：“我们两个原来都在这儿拉磨，就因为你出去了一趟，就见识了那么多壮丽的山水、那么丰富的风土人情。我天天在这儿拉磨，走的步子一点都不比你少，但是我为什么觉得你的经历比我要丰富得多呢？这些经历我想都不敢想！”马儿说：“我和你的区别就在于目标。你天天在这拉磨，却没有明确的目标，因此只能原地踏步；而我跟着主人去闯荡，我们有一个明确的目标，就是去塞北闯荡！”一个人在他的一生中，能不能够有所作为，在很大程度上就看他能不能确定人生目标。
秦朝的李斯帮助秦始皇统一了六国，奠定了大一统中国的基础，还参与制定了法律，统一车轨、文字、度量衡制度，功绩无限，在秦王政统一六国的事业中起了较大作用。然而他年轻时只是一个管粮仓的小官。有一天，他到粮仓外的一个厕所解手，看见一群在厕所里安身的老鼠吃的是人粪，一见到人和狗，老鼠就吓得四处逃散。这群老鼠瘦小干枯，探头缩爪，毛色灰暗，身上又脏又臭。回来后，他特意看了一下粮仓中的老鼠。这些仓鼠和厕鼠就很不一样，它们吃的是粮仓里囤积的粮食，一个个吃得脑满肠肥，皮毛油亮，住的是宽敞的大屋，整日逍遥自在，人也好，狗也好，它们从来不怕。看到这些，李斯不禁陷入沉思：人生如鼠，有的在粮仓，有的在厕所，位置不同，命运也就不同。自己在这个小小的粮仓里做一个小文书，整日在那里挣扎，从未出去看过外面的世界，不就如同这些厕所中的小老鼠一样吗？全然不知外面还有粮仓这样的天堂。于是，李斯下定决心，决定要给自己换一个全新的目标，开辟一片新的天地，开创出一番新的事业！第二天，他就背上行李离开了这个小城，去投奔一代儒学大师荀况学习帝王之术。20年后，李斯成为秦朝的丞相。
明确的目标有助于安排轻重缓急的事务。目标不明确，我们就不清楚哪些事情是重要的，哪些事情是次要的，哪些事情是完成任务所必需的，哪些事情则又是可有可无的。如果没有明确的目标，我们很容易就陷进日常琐事当中。一个忘记最重要事情的人，只能成为琐事的奴隶。此外，明确的目标还能够为我们在处理任务的过程中提供决策参考，可以作为判断工作进步的可行标准。毕竟工作完成与否最终要看其成果是否符合目标及目标的实现程度。
如果我们的行动有明确的目标，并且在实现目标的过程中将自己的行动与目标不断地加以对照，我们就能清晰地了解到自己前进的速度。另外，当达到目标的距离不断缩小时，人们工作的动力会得到维持和加强，此时目标会促使他们自觉地克服一切苦难，努力达到实现预想。相反，若没有明确的目标指引，人们的行动只能是一盘散沙，甚至一败涂地。
弗洛伦丝·查德威克是世界上著名的游泳高手。1950年她徒手只身成功横渡了英吉利海峡，创下了游泳横渡了英吉利海峡的世界纪录。1952年，她决定再次挑战自己：从卡德林那岛游到加利福尼亚海滩。
